Artículo "Aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas de Compras"

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TCO vs. TMV

Por Javier V. Carnevali P.

El TCO (Total Costo of Ownership) o CTP (Costo Total de Propiedad) es un concepto que todo profesional de Compras debe conocer hoy en día.

Si bien este concepto debe ser un principio bajo el cual todo profesional de Compras debe trabajar, en este artículo deseo introducir un concepto que he llamado TMV (Total Market Value) o VTM (Valor Total de Mercado) que permite dar un paso más allá del TCO.

TCO – Total Cost of Ownership

Un área de Compras que se considere moderna y que aplique las mejores prácticas entiende perfectamente este concepto y se asegura de que sus decisiones de adjudicación se base en este concepto.  El concepto de TCO debe ser un Principio en el trabajo de cualquier profesional de Compras.

El TCO implica asegurar que la decisión de Compra se toma considerando todos los componentes del Precio del producto o servicio que vamos a adquirir.

EL CASO DE LA COMPRA DE LAS IMPRESORAS Juan es Comprador.  Tiene bajo su responsabilidad realizar la adquisición de 100 impresoras y quiere asegurarse de seleccionar aquella que mejor cumple las especificaciones del área de Sistemas y además que represente la mejor relación precio/valor para la empresa. Juan ya se aseguró de que las impresoras fueran evaluadas por el área de Sistemas y ya tiene 3 opciones que cumplen perfectamente las especificaciones.  También evaluó a las empresas que las proveen para asegurarse de que cuentan con todas los requerimientos comerciales, financieras y de servicio. Juan sabe que para asegurar que está tomando la mejor decisión de compra tiene que aplicar el principio de TCO.  Para ello se asegura de cotizar el precio de cada impresora, pero adicionalmente el precio de los cartuchos de tinta, el servicio de mantenimiento y la garantía de los equipos.  Adicionalmente solicitó a cada proveedor que enviara una ficha técnica detallada del rendimiento de los cartuchos de tinta. ¿Por qué un Comprador necesita información sobre el rendimiento de los cartuchos? ¿No será esta información algo que debería interesarle al área de Sistemas exclusivamente? Juan sabe que la mejor decisión de Compra debe basarse No solo en el precio de las impresoras, sino en el Gasto Total que estas impresoras generarán a lo largo de su vida útil.  Para hacer el cálculo de este Gasto, será importante entender cuántos cartuchos va a requerir cada marca de impresora para operar durante un determinado período de tiempo. Juan recibió la siguiente cotización de parte de cada proveedor: Precios Unitarios Marca X Marca Y Marca Z Impresora ($) 1,000 1,500 2,000 Cartucho ($) 300 200 150 Mantenimiento ($ anual) 10,000 11,000 12,000 Garantía (3 años) Incluida Incluida Incluida Adicionalmente recibió la siguiente información: Rendimiento Marca X Marca Y Marca Z Páginas por cartucho 2,500 1,000 1,500 Asumiendo que la demanda anual de impresiones será de unas 100,000 páginas por cada impresora, el cálculo del TCO anual de las Impresoras sería el siguiente: Concepto Cantidad Marca X Marca Y Marca Z Impresora 100 $100,000* $150,000* $200,000* Cartucho X 4,000 ¸ $1,200,000… Cartucho Y 10,000 ¸ $2,000,000… Cartucho Z 6,667 ¸ $1,000,000… Mantenimiento (anual) 1 $10,000 $11,000 $12,000 Total TCO $ 1,310,000 $ 2,161,000 $ 1,212,000 Como se puede notar, si Juan toma la decisión de adjudicación solamente por un criterio de Precio de las Impresoras, la mejor opción es la Marca X (con un Precio de $1,000 pesos por impresora), sin embargo al utilizar el concepto de TCO y calcular el Gasto Total anual que cada Impresora va a generar, la mejor opción es la Marca Z. Notas: * El Gasto Total de cada Impresora se calcula multiplicando: Cantidad * Precio Unitario ¸ La Cantidad anual de Cartuchos se calcula: (100,000 / Rendimiento) *100 …  El Gasto de Cartuchos se calcula: Cantidad * Precio Unitario

TMV – Total Market Value

Sabemos que el concepto del TCO es clave para tomar decisiones de Compra.  Ahora bien, por experiencia reciente en la negociación de algunos proyectos de innovación me di cuenta que existen factores más allá del Gasto Total de un producto o servicio que se deberían considerar porque tienen influencia en la toma de decisión de a qué proveedor adjudicar el negocio.

Estos factores adicionales tienen que ver con el cálculo del impacto que el producto o servicio podría tener en las Ventas de la empresa, de manera que No solamente la decisión se debería tomar considerando los Gastos Totales del producto o servicio sino también considerar el beneficio adicional o Valor Total que ese producto o servicio, gracias a que representaría una ganancia incremental a la empresa.  Es decir, con base en el Valor Total de Mercado.

EL CASO DE LA COMPRA DE TAPAS PLÁSTICAS Juan es Comprador.  Tiene bajo su responsabilidad apoyar al área de Marketing en un proyecto para cambiar las tapas plásticas de un producto que vende la empresa. Juan sabe que además del precio de la tapa plástica debe considerar algunos otros componentes del precio que aseguren que la decisión de Compra se realizará con base en el principio del TCO.  Es por ello que Juan solicita a los proveedores cotizar el precio por tapa y además el precio de los moldes. Juan recibió la siguiente cotización de parte de cada proveedor: Precios Unitarios Marca X Marca Y Marca Z Tapa plástica 0.35 0.40 0.45 Molde 350,000 150,000 25,000 Adicionalmente recibió la siguiente información: Concepto Marca X Marca Y Marca Z Duración del molde* 1 año 2 años 3 años Notas: * La duración del molde está en función a la cantidad de tapas a producir, que es      la misma para cualquiera de los proveedores. (Continúa...)

            En este caso el cálculo del TCO es más complejo que en el de las impresoras.  El hecho de que los moldes tengan distinta duración de tiempo para cada proveedor nos obliga a extender el horizonte de tiempo del análisis para poder hacer una comparación justa.

(Continuación…) EL CASO DE LA COMPRA DE TAPAS PLÁSTICAS Asumiendo que la demanda anual de tapas plásticas será de unas 10,000,000 unidades, el cálculo del TCO sería el siguiente: Concepto Cantidad Marca X Marca Y Marca Z Tapa plástica 10,000,000 3,500,000 4,000,000 4,500,000 Molde Año 1 1 350,000* 150,000¸ 25,000… Molde Año 2 1 350,000* 0 Molde Año 3 1 350,000* 150,000¸ 0 Total TCO 4,550,000 4,300,000 4,525,000 Como se puede notar, si Juan toma la decisión de adjudicación solamente por el TCO adjudicaría el negocio al proveedor de la Marca Z. Notas: *  Cada año el proveedor de Marca X requiere producir un nuevo molde, por tanto cada año se pagan $350,000 pesos ¸ Cada 2 años el proveedor de Marca Y requiere producir un nuevo molde, por      tanto se paga $150,000 pesos en el Año 1 y 3 …  Cada 3 años el proveedor de Marca Z requiere producir un nuevo molde, por      tanto se paga solo $25,000 pesos en el Año 1 (Continúa...)

Ahora bien, en algunos casos vale la pena analizar esta decisión tomando en cuenta otros Factores que No están relacionados con el Precio de los productos o servicios, sino con el Valor que podrían generar en el mercado.  Asumamos que Marketing argumenta que prefiere la Tapa del proveedor de la Marca X porque es estéticamente más atractiva que la del proveedor de las Marcas Y y Z.  En estos casos vale la pena que este factor influya en la decisión.  No necesariamente es una ventaja tecnológica de un proveedor y otro, pero si un elemento que impacta suficientemente en la percepción del consumidor, que finalmente va a tomar la decisión de compra.

Si quisiéramos aplicar el Principio del TMV al caso de las Tapas, la decisión podría ser diferente.  Asumamos que efectivamente un Estudio de Mercado reveló que la tapa Marca X generó una mayor intención de compra de la tapa Marca Z, entonces ¿Cómo tomar una decisión definitiva? Sabemos que la tapa Marca Z es la que genera menor Gasto Total en un período de 3 años y basados en el principio de TCO deberíamos adjudicar a ese proveedor.  Por otro lado, es posible que la venta del producto que vamos a fabricar se venda más solo por el hecho de tener una tapa más atractiva y que permite estimar que debido a esto existe una intención de compra mayor por parte de los consumidores.

(Continuación…) EL CASO DE LA COMPRA DE TAPAS PLÁSTICAS Suponiendo que las Ventas Potenciales dependerán de cuál tapa plástica se seleccione y que la Marca X tiene un 2% más de intención de compra que la Marca Y y que la Marca Z tiene 1% más de intención de compra que la Marca Y: Concepto Marca X Marca Y Marca Z Ventas Potenciales 48,960,000 48,000,000 48,480,000 El cálculo del TMV sería el siguiente: Concepto Cantidad Marca X Marca Y Marca Z Tapa plástica 10,000,000 3,500,000 4,000,000 4,500,000 Molde Año 1 1 350,000 150,000 25,000 Molde Año 2 1 350,000 0 Molde Año 3 1 350,000 150,000 0 Beneficio incremental -960,000* 0* -480,000* Total TMV 3,590,000 4,300,000 4,045,000 Como se puede notar, si Juan toma la decisión de adjudicación solamente por el TCO adjudicaría el negocio al proveedor de la Marca Z, sin embargo al considerar el impacto que tendría cada una de esas tapas en la Venta del producto final, la mejor opción es la Marca X. El valor del TMV es un valor referencial que sirve para comprar de forma equitativa las distintas opciones y tomar una decisión considerando otros factores más allá del Gasto Total de cada opción. Notas: * El beneficio incremental es negativo para generar un efecto en contra de los     Gastos.  Se calcula como una diferencia entre las Ventas Potenciales de cada       Marca respecto a la que tiene menor Venta Potencial.

El TMV considera factores adicionales al TCO que permiten cuantificar el impacto que el producto o servicio adquirido tendrá en el mercado.  Estos factores adicionales deben ser considerados para asegurar que la decisión de Compra es la más conveniente para la empresa.

El TMV debe basarse en información mensurable y objetiva.  Para ello es usual que se tengan que realizar investigaciones de mercado que permitan cuantificar los factores adicionales al TCO que se deben considerar.

Para trabajar bajo el principio del TMV se necesita que el profesional de Compras se involucre más allá de sus funciones tradicionales.  Que se familiarice con las marcas que comercializa la empresa, que entienda cómo sus decisiones influyen en las decisiones de compra de los consumidores y que tanto la estrategia de marketing como la de compras estén alineadas.  Finalmente, es ese consumidor el que reconoce valor en nuestras marcas y toma la decisión de compra.  Conocerlo mejor nos permite hacer lo posible por satisfacer sus necesidades, lo cual retribuirá con su lealtad y preferencia.