Para poder responder positivamente a cada una de estas cinco preguntas se requiere desarrollar las competencias personales y capacidades organizacionales que permita incorporar las mejores prácticas de abastecimiento en su organización. Existen dos maneras de incorporar estas 5 prácticas en su empresa:
- Desarrollo interno
- Proveedor de Sourcing o
- Outsourcing
Dependerá del análisis de ciertas variables la conveniencia de que la organización adopte estas prácticas como parte de sus procesos o que prefiera dejar los mismos en manos de un tercero o proveedor de outsourcing. Los principales criterios para separar el volumen de gasto y los procesos a tercerizar son los siguientes:
- Tipo de bien o servicio: Directo vs. Indirecto
- Categorías: todas, algunas o una
- Procesos: Estratégicos, Transaccionales, Ambos
- Alcance: Local, Regional o Global
Directo vs. Indirecto
Es usual que las empresas tengan ya el conocimiento y prácticas que les permiten realizar negociaciones exitosas en sus categorías de gasto directo: insumos para producción, materia prima, etc. Sin embargo con frecuencia han dedicado menos esfuerzos a centralizar y estandarizar prácticas de negociación de las categorías de gastos indirectos: servicios, marketing, tecnología, entre otros.
Hoy en día existe una creciente tendencia en las organizaciones a tercerizar la porción de gastos indirectos, que es generalmente en la que no cuentan con procesos y herramientas eficientes de gestión que les permita optimizar el gasto y contribuir al incremento de la utilidad de la empresa por la vía de la generación de ahorros.
Categorías: todas, algunas o una
El alcance de un servicio de outsourcing de abastecimiento puede ser tan amplio o tan específico como se considere, en la medida en que un recurso externo pueda tener una mayor capacidad para agregar valor en comparación a lo que se pueda lograr con los recursos internos. Incluso el servicio puede estar limitado a la ejecución de los procesos de abastecimiento y aprovisionamiento de una sola categoría. Por ejemplo, el servicio puede ser tan específico como: Outsourcing de los procesos de Abastecimiento Estratégico de la categoría de Impresos de Marketing.
Procesos: Estratégicos, Transaccionales o Ambos
Una decisión importante sobre el alcance del servicio de outsourcing es el tipo de procesos que va a ser ejecutado internamente y el que sería realizado por el proveedor. Todo dependerá de las competencias del personal y la infraestructura que se tenga internamente en la organización.
Los procesos estratégicos de abastecimiento son intensivos en Personas, mientras que los procesos transaccionales son intensivos en Tecnología. Para ejecutar de manera eficiente los Procesos Estratégicos de abastecimiento se debe contar con el conocimiento de cada una de las categorías a negociar y esto abarca desde entender la situación actual, los drivers de gasto en ese rubro particular, conocer las características del mercado de proveedores, la estructura de costos del servicio y las palancas de negociación que son más efectivas para ser exitosos en la negociación. Si el personal de la empresa ya cuenta con el conocimiento para ejecutar de manera competente esos procesos es posible que servicio de outsourcing no le agregue mucho valor.
En el caso de los Procesos Transaccionales, es la tecnología el principal factor que permite una ejecución eficiente de las distintas actividades, desde la recepción del requerimiento, emisión de la orden de compra, seguimiento a la entrega del producto o servicio, procesamiento de facturas y pago al proveedor. Si su empresa cuenta ya con una plataforma tecnológica que le permite automatizar la ejecución de estos procesos y reducir al mínimo el trabajo manual y le resulta rentable mantener los niveles de gasto necesarios para mantenerla actualizada, un servicio de outsourcing puede que no agregue mucho valor.
Local, Regional, Global
Un servicio de outsourcing puede tener un alcance que esté limitado a una determinada zona geográfica. Generalmente estos servicios se inician como proyectos piloto en un país determinado y se va ampliando a otros países en la medida que se perciben sus beneficios y se justifica la conveniencia de su aplicación.
Si su personal no tiene los conocimientos y experiencia en ciertas categorías de gasto de su empresa o no cuenta con una plataforma tecnológica que automatice el proceso de compra, considere la posibilidad de apoyarse en una empresa externa que le permita abordar esas áreas de oportunidad y rápidamente adoptar las mejores prácticas de Abastecimiento que le permitirán a su empresa ser más rentable y más competitiva en el corto, mediano y largo plazo.
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