Para definir el alcance de un proyecto de outsourcing de abastecimiento es necesario considerar dos variables principales:
• Tipo de gasto: es importante aclarar las categorías de gasto que serán incluidas en el servicio, lo que puede abarcar desde considerar un outsourcing de una categoría, outsourcing de un tipo de gasto (directo o indirecto) u outsourcing total, que abarcaría cualquier tipo de gasto de la organización. De estos el más común hoy en día es el Outsourcing de Gastos Indirectos.
• Tipo de procesos: una vez definido el gasto que será gestionado por el proveedor de outsourcing es necesario definir qué procesos de abastecimiento ejecutará el proveedor, que típicamente tiene dos opciones: procesos transaccionales y procesos estratégicos. El proceso transaccional implica que el proveedor inicia su proceso con una orden de compra de parte del cliente y es su función ejecutar todas las actividades necesarias para que el usuario obtenga el producto o servicio bajo las condiciones especificadas, en el lugar indicado, en el tiempo acordado. Usualmente queda fuera del alcance el procesamiento y pago de las facturas.
Ejecutar el proceso estratégico implica para el proveedor realizar, además las actividades previas a la solicitud de compra de parte del cliente, que son: análisis interno y análisis externo, es decir que el proveedor iniciará su proceso entendiendo muy bien las necesidades del usuario, los antecedentes de la categoría (qué y cómo se compraba usualmente) para luego analizar el mercado de proveedores para identificar aquellas empresas que tienen la capacidad de cumplir con las condiciones requeridas y realizar el proceso de cotización y negociación con los proveedores. Una vez conocido el proveedor ganador, se procede a ejecutar el proceso transaccional previamente explicado.
• Tipo de gasto: es importante aclarar las categorías de gasto que serán incluidas en el servicio, lo que puede abarcar desde considerar un outsourcing de una categoría, outsourcing de un tipo de gasto (directo o indirecto) u outsourcing total, que abarcaría cualquier tipo de gasto de la organización. De estos el más común hoy en día es el Outsourcing de Gastos Indirectos.
• Tipo de procesos: una vez definido el gasto que será gestionado por el proveedor de outsourcing es necesario definir qué procesos de abastecimiento ejecutará el proveedor, que típicamente tiene dos opciones: procesos transaccionales y procesos estratégicos. El proceso transaccional implica que el proveedor inicia su proceso con una orden de compra de parte del cliente y es su función ejecutar todas las actividades necesarias para que el usuario obtenga el producto o servicio bajo las condiciones especificadas, en el lugar indicado, en el tiempo acordado. Usualmente queda fuera del alcance el procesamiento y pago de las facturas.
Ejecutar el proceso estratégico implica para el proveedor realizar, además las actividades previas a la solicitud de compra de parte del cliente, que son: análisis interno y análisis externo, es decir que el proveedor iniciará su proceso entendiendo muy bien las necesidades del usuario, los antecedentes de la categoría (qué y cómo se compraba usualmente) para luego analizar el mercado de proveedores para identificar aquellas empresas que tienen la capacidad de cumplir con las condiciones requeridas y realizar el proceso de cotización y negociación con los proveedores. Una vez conocido el proveedor ganador, se procede a ejecutar el proceso transaccional previamente explicado.
De todas las combinaciones de alcances del servicio que se pueden configurar, la más común es que el servicio incluya la ejecución de todos los procesos (estratégicos y transaccionales) en las categorías de Gasto Indirecto. Un proyecto de outsourcing de abastecimiento se logra mediante la ejecución de 4 fases:
Un reto importante que solamente pueden afrontar algunos proveedores del servicio de Outsourcing de Abastecimiento es tener la capacidad de prestar el servicio en varias geografías. Esto le permitiría a la organización homologar prácticas de abastecimiento, ejerciendo un control centralizado de las mismas, y a la vez tener la posibilidad de mantener la sensibilidad del mercado local (proveedores, estructuras de costo, especificaciones particulares de cada país, etc.). Todo esto es particularmente importante en la gestión de los gastos indirectos, que por su naturaleza típicamente se negocian localmente.
Un estudio de la publicación Procurement Leaders indica que las empresas que ya han contratado los servicios de outsourcing de abastecimiento han obtenido beneficios significativos en comparación con aquellas empresas que han decidido ejecutar todas sus funciones de abastecimiento con recursos propios.
Un estudio de la publicación Procurement Leaders indica que las empresas que ya han contratado los servicios de outsourcing de abastecimiento han obtenido beneficios significativos en comparación con aquellas empresas que han decidido ejecutar todas sus funciones de abastecimiento con recursos propios.
Fuente: Procurement Leaders
Estas estadísticas muestran claramente el valor agregado obtenido por las empresas que han decididohacer outsourcing de abastecimiento. Constituye una manera muy eficiente y rentable de incorporar las mejores prácticas de abastecimiento en la organización en el corto plazo.
Hoy en día los ejecutivos de las empresas cuentan con una variedad de servicios que pueden contratar para apoyar sus estrategias de incremento de valor de las organizaciones para las cuales trabajan. La reciente crisis económica ha generado presión para que se utilicen todas las herramientas disponibles bajo esquemas de contratación que permiten aumentar las capacidades sin que esto implique aumentar la plantilla de personal de la empresa.
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