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Strategic Sourcing is good, but not enough

Strategic Sourcing is a key component of Spend Management strategies that any company could apply. But in order to maximize its value and guarantee sustainable savings in time, you will have to consider a broad perspective and apply other strategies like Demand Management and Spend Control procedures so you can be sure that you are doing your best to achieve a higher impact in the company's profit.

Si el Presidente de su Empresa le pregunta... (Sexta y última parte)

Para poder responder positivamente a cada una de estas cinco preguntas se requiere desarrollar las competencias personales y capacidades organizacionales que permita incorporar las mejores prácticas de abastecimiento en su organización. Existen dos maneras de incorporar estas 5 prácticas en su empresa:

• Desarrollo interno


• Proveedor de Sourcing o


• Outsourcing

Dependerá del análisis de ciertas variables la conveniencia de que la organización adopte estas prácticas como parte de sus procesos o que prefiera dejar los mismos en manos de un tercero o proveedor de outsourcing. Los principales criterios para separar el volumen de gasto y los procesos a tercerizar son los siguientes:

• Tipo de bien o servicio: Directo vs. Indirecto


• Categorías: todas, algunas o una


• Procesos: Estratégicos, Transaccionales, Ambos


• Alcance: Local, Regional o Global

Directo vs. Indirecto

Es usual que las empresas tengan ya el conocimiento y prácticas que les permiten realizar negociaciones exitosas en sus categorías de gasto directo: insumos para producción, materia prima, etc. Sin embargo con frecuencia han dedicado menos esfuerzos a centralizar y estandarizar prácticas de negociación de las categorías de gastos indirectos: servicios, marketing, tecnología, entre otros.

Hoy en día existe una creciente tendencia en las organizaciones a tercerizar la porción de gastos indirectos, que es generalmente en la que no cuentan con procesos y herramientas eficientes de gestión que les permita optimizar el gasto y contribuir al incremento de la utilidad de la empresa por la vía de la generación de ahorros.

Categorías: todas, algunas o una

El alcance de un servicio de outsourcing de abastecimiento puede ser tan amplio o tan específico como se considere, en la medida en que un recurso externo pueda tener una mayor capacidad para agregar valor en comparación a lo que se pueda lograr con los recursos internos. Incluso el servicio puede estar limitado a la ejecución de los procesos de abastecimiento y aprovisionamiento de una sola categoría. Por ejemplo, el servicio puede ser tan específico como: Outsourcing de los procesos de Abastecimiento Estratégico de la categoría de Impresos de Marketing.

Procesos: Estratégicos, Transaccionales o Ambos

Una decisión importante sobre el alcance del servicio de outsourcing es el tipo de procesos que va a ser ejecutado internamente y el que sería realizado por el proveedor. Todo dependerá de las competencias del personal y la infraestructura que se tenga internamente en la organización.

Los procesos estratégicos de abastecimiento son intensivos en Personas, mientras que los procesos transaccionales son intensivos en Tecnología. Para ejecutar de manera eficiente los Procesos Estratégicos de abastecimiento se debe contar con el conocimiento de cada una de las categorías a negociar y esto abarca desde entender la situación actual, los drivers de gasto en ese rubro particular, conocer las características del mercado de proveedores, la estructura de costos del servicio y las palancas de negociación que son más efectivas para ser exitosos en la negociación. Si el personal de la empresa ya cuenta con el conocimiento para ejecutar de manera competente esos procesos es posible que servicio de outsourcing no le agregue mucho valor.

En el caso de los Procesos Transaccionales, es la tecnología el principal factor que permite una ejecución eficiente de las distintas actividades, desde la recepción del requerimiento, emisión de la orden de compra, seguimiento a la entrega del producto o servicio, procesamiento de facturas y pago al proveedor. Si su empresa cuenta ya con una plataforma tecnológica que le permite automatizar la ejecución de estos procesos y reducir al mínimo el trabajo manual y le resulta rentable mantener los niveles de gasto necesarios para mantenerla actualizada, un servicio de outsourcing puede que no agregue mucho valor.

Local, Regional, Global

Un servicio de outsourcing puede tener un alcance que esté limitado a una determinada zona geográfica. Generalmente estos servicios se inician como proyectos piloto en un país determinado y se va ampliando a otros países en la medida que se perciben sus beneficios y se justifica la conveniencia de su aplicación.

Si su personal no tiene los conocimientos y experiencia en ciertas categorías de gasto de su empresa o no cuenta con una plataforma tecnológica que automatice el proceso de compra, considere la posibilidad de apoyarse en una empresa externa que le permita abordar esas áreas de oportunidad y rápidamente adoptar las mejores prácticas de Abastecimiento que le permitirán a su empresa ser más rentable y más competitiva en el corto, mediano y largo plazo.

Web Sites más visitados

A continuación una lista de los Web Sites más visitados relacionados con: Abastecimiento y Supply Chain:

Si el Presidente de su empresa le pregunta...(Quinta parte)

5. Subastas Electrónicas Inversas Es verdad que no sirven para todo, pero si para mucho. Las subastas electrónicas han demostrado ser un mecanismo de negociación muy efectivo. Promueven la libre competencia entre proveedores por la adjudicación de un producto o servicio. Las subastas electrónicas inversas tienen los siguientes beneficios:

• Ahorro en el precio de compra


• Se orienta hacia un precio real de mercado (transparencia)


• Reduce costos operativos


• Reduce el tiempo de negociación entre el comprador y el proveedor


• Aumenta el espectro de proveedores potenciales, puesto que se pueden invitar a proveedores ubicados en diversas geografías

Si bien existen casos en los que no son recomendables aplicar, cada vez más se desarrollan nuevas modalidades de subastas que resultan ser muy efectivas en la consecución de ahorros en categorías en las que usualmente se utilizaban estratégicas de negociación más tradicionales (rondas o mesas de negociación).

Si el Presidente de su empresa le pregunta... (Cuarta parte)

4. Costo Total de Propiedad

La comparación entre las ofertas de los proveedores debe realizarse con base en un principio llamado Costo Total de Propiedad, que no es más que un mecanismo para asegurar que en la comparación se están considerando todos y cada uno de los elementos de costo en los que se va a incurrir para obtener el producto o servicio.
Algunos elementos que usualmente forman parte del Costo Total de Propiedad, además del precio del producto o servicio como tal, son:

• Costo de cambio: siempre se debe analizar las consecuencias de cualquier cambio o ajuste requerido para obtener el producto o servicio. Por ejemplo: para considerar un cambio de proveedor del servicio de Mantenimiento de Cajeros Automáticos se debe tomar en cuenta el costo en el que hay que incurrir para cambiar las cerraduras de los ATM’s, ya que existe el riesgo de que el proveedor anterior pueda acceder a los mismos. En este caso el costo de cambio de cerraduras deberá considerarse como una prima de cambio y sumarse a la cotización de los nuevos proveedores.
• Mantenimiento: es posible que el costo de mantenimiento de cierto producto influya en la decisión del mejor precio de mercado. Por ejemplo: al comparar el precio de una licencia de software es importante que se considere el costo del mantenimiento de la misma. Una licencia aparentemente más económica puede llegar a ser la más costosa debido al precio de mantenimiento anual que hay que pagar.
• Consumibles: un ejemplo típico son las Impresoras o Fotocopiadoras. Es posible que un equipo aparentemente más económico resulte el más costoso cuando se considera el costo de las tintas o tonner necesarios para su operación. Incluso el consumible puede costar lo mismo, pero tener diferentes rendimientos, de modo que un toner de $1,000 que rinde 3,000 páginas impresas será más económico que uno que cueste igual y rinda 2,000 páginas impresas.
  Al analizar cada categoría de gasto, determine cuáles son los elementos de costo adicionales al precio que deberá considerar para comparar de forma justa los precios de los productos o servicios e invierta tiempo en cuantificarlos.
   

Si el Presidente de su empresa le pregunta…(Tercera Parte)

2. Invitación a proveedores

El invitar a una base amplia de proveedores tiene ventajas que deben considerarse a la hora de organizar un proceso de licitación, debido a que se actualiza la información del mercado de proveedores, se valida las capacidades del o los proveedores actuales contra sus competidores y se confirma que el producto o servicio se está adquiriendo bajo las mejores condiciones del mercado.

Esto puede ser particularmente importante en aquellos productos y servicios que conforman el Gasto Indirecto de la empresa en los que es factible generar competencia entre los proveedores y lograr así las mejores condiciones del mercado. Se entiende que para ciertos procesos productivos crear alianzas estratégicas con proveedores es un elemento clave para garantizar el suministro confiable bajo especificaciones que el proveedor conoce y que incluso ha podido llegar a configurar un proceso de fabricación y logística adaptado totalmente a los requisitos de producción de su empresa. Sin embargo incluso en estos casos es importante mantener un conocimiento claro del mercado de proveedores alternativos y el potencial de cada uno de ellos para reducir el riesgo de disrupción de la producción o entrega del servicio.
 
3. Certificación de proveedores

Partiendo de una base amplia de proveedores, es importante asegurar cuáles de ellos están realmente en la capacidad de proveer el producto o servicio bajo las especificaciones requeridas y para ello se debe conducir un proceso de Certificación que cubra diversos aspectos a evaluar:

• Legales
• Financieros
• Comerciales
• Operativos o Técnicos

Para realizar esta certificación típicamente se solicita información a cada proveedor y se completan los formatos de evaluación que incluyen criterios de evaluación que permitirán determinar un puntaje para cada proveedor en cada aspecto. Usualmente cada criterio es ponderado, de modo que considere la importancia que cada uno tiene respecto a los otros.

• Aspectos legales: el objetivo de esta evaluación es determinar que la empresa está legalmente constituida y ha cumplido con todas las obligaciones de Ley que se exigen.
• Aspectos financieros: la evaluación financiera busca identificar cualquier riesgo financiero que pueda enfrentar la empresa. Generalmente esto se hace analizando una serie de indicadores financieros como: liquidez, ciclo de caja, productividad, apalancamiento financiero, eficiencia, entre otros.
• Aspectos comerciales: en esta evaluación se incluyen aspectos relacionados con los clientes actuales del proveedor y su experiencia. Usualmente se solicitan referencias de los clientes y se conducen entrevistas con los mismos para validar la información que el proveedor entregó.
• Aspectos Operativos y Técnicos: en el caso de los productos se refiere a la evaluación del producto como tal, sus características tangibles. El insumo principal para esto es validar el cumplimiento de las especificaciones del producto o servicio. En esta evaluación usualmente se solicitan muestras del producto para evaluar que cumple con la calidad exigida. En el caso de los servicios usualmente incluye la revisión de los procesos, tecnología, perfil del personal y de cualquier elemento que forme parte del servicio. Con frecuencia también se incluye como parte de la evaluación la visita a las instalaciones del proveedor en la que se revisan aspectos tangibles como: seguridad de las instalaciones, calidad del ambiente de trabajo, imagen, entre otros.

De la ponderación de estas cuatro evaluaciones (legal, financiera, comercial y técnica) se genera una calificación total por cada proveedor y posteriormente se decide cuáles de ellos se encuentran realmente en capacidad de proveer el producto o servicio bajo las especificaciones exigidas.