Las metodologías de Abastecimiento
Estratégico fueron desarrolladas a finales de los años ochenta y principio de
los noventa y su origen principalmente se debió a la necesidad que tenían las
empresas de asegurar que podían extraer el máximo valor posible de la relación
con sus proveedores y así mejorar su desempeño en un mundo cada vez más
competitivo.
Estas metodologías comenzaron a ser
utilizadas principalmente en la compra de productos y servicios que
representaban el principal gasto de la empresa, generalmente el gasto de
materias primas. Hoy en día se aplica en
una gran diversidad de categorías o familias de compra, sean estos gastos
directos, indirectos o inversión.
El objetivo principal de aplicar este
tipo de metodologías a la compra de determinados productos y servicios es
lograr una reducción en el precio de compra o bien aumentar el valor recibido
de parte de los proveedores de la empresa.
Es decir, comprar lo mismo a un menor precio o comprar algo mejor al
mismo precio.
Prácticamente todas las metodologías
de abastecimiento estratégico plantean la ejecución de las mismas actividades
agrupadas en fases o etapas, que usualmente son:
1.
Perfil del gasto
2. Análisis de mercado3. Cotización y negociación
Esta metodología se ejecutará para
cada una de las categorías o familias de compra que se hayan identificado como
estratégicas y que las características del mercado permita generar competencia
entre proveedores.
1. Perfil del gasto
En esta primera fase se debe entender
claramente cuánto y qué se desea comprar, es decir, las cantidades y
especificaciones del producto o servicio, no solamente en cuanto a sus
características técnicas sino en cuanto a condiciones de entrega, comerciales y
de servicios. También es importante
realizar un análisis histórico de la compra: ¿cuándo fue la última vez que se
negoció? ¿Cuánto se ha comprado antes? ¿Qué proveedores proveen el producto o
servicio actualmente? Toda esta
información se refleja en un documento que debe ser validado con el área que
solicita la compra y de este modo asegurar que el área de Compras entiende
perfectamente la necesidad del usuario. Por
ejemplo, si la categoría es envases de cartón ondulado en una empresa de
productos de consumo, el equipo tendrá que entender la definición de la
categoría, los patrones de uso y por qué los distintos tipos y grados se han
especificado. Para la logística de
ejemplo, que tal vez necesite saber acerca de las especificaciones de envío.
2. Análisis de mercado
Una vez clarificada la necesidad de
compra se procede a identificar los proveedores potenciales que estarían en
capacidad de suministrar el producto o prestar el servicio requerido.
Para cumplir con esta etapa de la
metodología es necesario identificar cuáles serían los proveedores potenciales,
determinar cuáles serán los criterios bajo los cuales serán calificados o
evaluados, definir un mecanismo a través del cual se validará la información
provista por cada proveedor y finalmente realizar un comparación objetiva entre
proveedores y determinar cuáles avanzarían a la siguiente fase de Cotización y
Negociación.
Es muy importante que los procesos de
Análisis de Mercado sean equitativos y transparentes para todos los
proveedores. En la medida en que los
proveedores perciban que están participando en un proceso equitativo y justo,
en esa medida responderán a la solicitud de participación.
Usualmente el Análisis de Mercado se
realiza mediante el análisis de diversos tipos de información que proveen los
proveedores: información escrita, información de consulta y evidencia física.
Para obtener la información escrita
se elabora un documento llamado Solicitud de Información. Este documento se envía a todos los
proveedores potenciales y en él se coloca toda la información que se requeriría
para determinar si un proveedor está o no en la capacidad de proveer el
producto o servicio. Típicamente la
estructura de este documento está dividido en secciones: información
financiera, información comercial, información técnica u operativa e
información legal. Toda esta información
que se recibe en físico o vía electrónica puede ser validada a través de consultas
a Clientes actuales del proveedor y visita a sus instalaciones físicas.
El resultado final de esta etapa es
un documento que refleja la calificación que cada proveedor obtuvo en su
evaluación y su comparación relativa con el resto de proveedores. La decisión en esta etapa para el equipo
encargado del proceso es definir qué proveedores se consideran certificados
para avanzar a la siguiente fase de la metodología.
3. Cotización y
negociación
Esta es la tercera y última etapa de
la metodología de abastecimiento estratégico. En ella se realiza la solicitud
de cotización a los proveedores que fueron certificados. Así mismo se define la mejor estrategia para
negociar con estos proveedores.
El primer paso de esta etapa es
elaborar el documento de Solicitud de Cotización, usualmente denominado RFQ
(Request for Quotation). El RFQ define y
comunica a todos los proveedores precalificados cuáles son los requisitos del
producto o servicio a adquirir. Debe incluir las especificaciones del producto
o servicio, los requisitos de entrega y de servicio, criterios de evaluación,
estructura de precios y los términos y condiciones financieras. Al igual que en
la etapa anterior, es importante que durante el proceso de cotización se dé un
trato equitativo a los proveedores esto incluye el evitar que existan
asimetrías de información entre los proveedores y que la información que se
comparte con alguno de ellos se comparta con el resto de participantes.
Una vez recibidas y validadas las
cotizaciones de los proveedores el equipo de abastecimiento debe determinar
cuál será la mejor estrategia para negociar los precios. Esto incluye analizar si es conveniente
realizar una subasta electrónica o si es preferible cerrar el proceso a través
de una negociación presencial “cara a cara” con los proveedores.
Los altos ejecutivos deben ser
informados sobre la selección final, para obtener su aprobación. También es
importante comunicar a los proveedores ganadores y perdedores sobre los
resultados del proceso de negociación.
La metodología de Abastecimiento Estratégico es utilizada generalmente para identificar y materializar ahorros en el precio de adquisición de bienes y servicios. Existen otras formas de generar ahorros implementando otro tipo de metodologías. Próximamente publicaré algunas de ellas.
No hay comentarios:
Publicar un comentario