Ahora bien, ahorrar en el precio de
adquisición no es la única forma de ahorrar.
Si una empresa tenía planificado comprar 1,000 computadoras y luego de
un análisis detallado de esta necesidad se determina que realmente se requieren
900, se puede decir que hubo un ahorro del gasto que iba a representar la
compra de 100 computadoras que realmente no se necesitaban. La Gestión de la Demanda es el conjunto de
metodologías y técnicas enfocadas a asegurar que la organización consume la
cantidad óptima de bienes y servicios que le permiten operar de forma eficiente
y cumplir con sus objetivos de negocio.
Si las empresas logran combinar sus
estrategias de Abastecimiento Estratégico (para optimizar el precio de compra)
con estrategias de Gestión de la Demanda (para optimizar el volumen de compra)
podrá asegurar que está realizando los esfuerzos necesarios para maximizar el
ahorro y por tanto generar un impacto importante en el aumento de la rentabilidad
del negocio.
Se trata de aplicar ciertos análisis que permitan identificar los volúmenes óptimos de productos y servicios que requiere el negocio sin afectar su capacidad de ejecución.
La Gestión de la Demanda busca
responder algunas preguntas que todo ejecutivo del área de Abastecimiento y
Finanzas debería preguntarse:
-
¿Están solicitando
las diversas áreas de la empresa la cantidad necesaria de insumos para operar
eficientemente y no más de lo necesario?
-
¿Serán las
especificaciones de los productos y servicios aquellas que realmente se
necesitan?
Las respuestas a estas dos preguntas
tienen que ver con una correcta gestión de la Demanda de productos y servicios
en cualquier empresa y es responsabilidad de las áreas de Compras y
Abastecimiento asegurar que exista una respuesta concreta y contundente a estas
preguntas.
La Gestión de la Demanda busca ser
efectivos en la determinación de dos aspectos importantes de la Compra: el
volumen y las especificaciones.
Sobre el volumen que se demanda
Toda organización debe aplicar
estrategias dirigidas a asegurar que el volumen de compra sea el adecuado. Es frecuente que algunas áreas de la empresa
soliciten productos y servicios en cantidades que exceden a las que realmente
se necesitan. Por ejemplo, el área de
marketing podría solicitar la impresión de 10,000 volantes para promocionar un
producto, cuando realmente 6,000 serían suficientes para realizar la campaña.
En este caso deben existir procesos y
políticas que permitan al área de Compras determinar el volumen adecuado de
compra y con esto evitar que la empresa incurra en gastos innecesarios.
Sobre el volumen que se consume
La Gestión de la Demanda no solamente
busca optimizar el volumen de Compras que se solicita y realiza a terceros, sino
también al volumen de productos y servicios que se consumen internamente en las
organizaciones, que finalmente influirá en el volumen de compra. Por ejemplo, la cantidad de papel, artículos
de oficina, llamadas telefónicas, entre otros rubros. Optimizar este consumo también genera
beneficios cuantitativos a las empresas.
Las estrategias que deben ser aplicadas para lograr optimizar estos
consumos están relacionadas incluso con aspectos culturales del personal de la
empresa.
Sobre las especificaciones
El área de Compras siempre debe buscar
que los requerimientos de las áreas de negocio tengan suficiente detalle como
para entender cuál es la necesidad y determinar qué proveedores pueden
satisfacerla, así como ser lo suficientemente genérica para que permita que
varios proveedores compitan por suministrar el producto o servicio. Por ejemplo, si el requerimiento es
suministrar computadoras de 4MB de RAM,disco duro de 500 MB con monitor de 17
pulgadas, se podrá encontrar en el mercado suficientes marcas para generar un
proceso de cotización y negociación competitivo. Si el requerimiento es negociar una marca y
modelo específico de computadora, será más difícil generar un ahorro en la
negociación.
Es importante contar con procesos que
permitan validar que se está comprando la cantidad adecuada de productos y
servicios y que estos cuentan con los niveles de calidad necesarios para
cumplir con las expectativas de las áreas del negocio.
La Gestión de la Demanda aplica
técnicas y metodologías que permiten optimizar el volumen de productos y
servicios requeridos para operar eficientemente el negocio y es un complemento
necesario para el logro de los objetivos de rentabilidad de los negocios.
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