La Gestión Integral del Gasto - Parte I: El Análisis del Gasto

Asegurar la  rentabilidad de los negocios de manera sostenida es una de las principales responsabilidades de todo gerente y es uno de los retos más complejos que se enfrentan hoy en día en las organizaciones. 

La rentabilidad tiene dos componentes principales: ingresos y egresos.  Tradicionalmente la rentabilidad se ha apalancado principalmente en el aumento de los ingresos, a través de la aplicación de estrategias de mercadeo y ventas.  Sin embargo, es necesario complementar estos esfuerzos accionando estrategias dirigidas a optimizar las erogaciones que se hacen y que en gran medida se traducen en gastos.

A lo largo de una serie de artículos pretendo exponer mi punto de vista respecto a una práctica gerencial que debería ser aplicada de forma sistemática en todas las organizaciones. Me refiero a la Gestión Integral del Gasto, que no es más que contar con los procesos y tecnología para que la organización sea capaz de optimizar sus gastos y con esto se contribuya al mejoramiento de los resultados financieros de las empresas.

El primer paso para Gestionar el Gasto es medirlo, cuantificarlo, tener conocimiento de cuánto gasto, en qué gasto y con quién lo gasto.  Parece simple responder a estas preguntas, pero en mi experiencia de más de 18 años en el mundo de la consultoría organizacional me he dado cuenta que no muchas empresas saben exactamente la respuesta a estas preguntas.

Para aplicar esta práctica es necesario desarrollar la capacidad de obtener y analizar la información del gasto de la organización. El conjunto de procedimientos y herramientas que nos permiten realizar estas dos importantes actividades se les conoce como Spend Analysis o Análisis del Gasto.

Bartels y Pohlmann definen el Análisis del Gasto como el proceso de recolectar, depurar, clasificar y analizar información del gasto con el propósito de reducir los costos de abastecimiento, mejorar la eficiencia y hacer seguimiento al desembolso de dinero de la empresa.

Aplicar las mejores prácticas del Análisis del Gasto le permitirá a su organización:

• Mejorar la visibilidad del gasto de su organización para identificar oportunidades de ahorro
• Conocer las categorías de compra que generan el mayor gasto para diseñar mejores estrategias de negociación y de relacionamiento con proveedores estratégicos
• Contar con información confiable que permitan evitar la subjetividad en la toma de decisiones
• Buena parte del trabajo de realizar un adecuado análisis es tener visibilidad sobre el gasto y ser capaces de responder en todo momento las siguientes preguntas: ¿Quién gasta?  ¿En qué gasta?  ¿Cuánto gasta?  ¿Con quién lo gasta?  ¿Cuándo lo gasta?

Pareciera que todas estas respuestas están ya disponibles gracias a la cantidad de empresas que cuentan con sofisticados sistemas financieros y contables, sin embargo en la práctica no basta con un simple reporte contable para tener la información necesaria para hacer un buen Análisis del Gasto.

Los criterios que se utilizan para clasificar contablemente el gasto de una empresa son distintos a los criterios que necesitamos aplicar para realizar un análisis del gasto.  El análisis del gasto requiere contar con datos relacionados que puedan ser clasificados de diversas maneras y que den respuesta a las preguntas planteadas anteriormente.  Es muy probable que los datos requeridos para responder a estas preguntas se encuentren dispersos en distintos sistemas dentro de la organización o tengan la confiabilidad y accesibilidad que se requiere para realizar un análisis de calidad.

Un ejemplo claro de esta situación es la típica cuenta contable “Servicios Generales” en la cual podemos encontrar el gasto realizado en la compra de diversos productos y servicios que no están relacionados entre sí y que no pueden ser utilizados como una herramienta de análisis por los compradores de la organización.  Dentro de esta cuenta contables puede hacer gasto relacionado con el servicio de limpieza, mantenimiento, mensajería, cualquier pago por servicios que no pudieron ser clasificados en otras cuentas,  incluso gasto relacionado con la compra de productos  tales como artículos de limpieza, materiales, entre otros.

En el ejemplo anterior es claro que la información contable, tal y como está registrada es de poca utilidad para los compradores.  Para poder contar con información de calidad será necesario aplicar procedimientos de Análisis del Gasto para que cada pago sea registrado en categorías de compra específicas y cuente con información asociada que permita a los compradores responder ¿Cuánto se gastó? ¿En qué categoría? ¿Quién generó el gastó? ¿A quién se le pagó? ¿Cuándo se compró?

Realizar un adecuado Análisis del Gasto presenta retos importantes.  El Aberdeen Group, a través de una de sus investigaciones ha identificado los siguientes:

• Fuentes de información dispersas: los datos están ubicados en múltiples sistemas a lo largo de la organización
• Datos incompletos e imprecisos: la información detallada que se necesita para hacer un Análisis del Gasto adecuado se encuentra en data no estructurada dentro de los ERP’s y otros sistemas
• Información incongruente de proveedores: dentro de una misma empresa un proveedor puede ser nombrado de diversas maneras, por ejemplo:  IBM, I.B.M., Intls. Business Machines, etc. Todo ese tipo de disparidades deben ser ordenadas para que una empresa pueda entender claramente su gasto
• Información incongruente del nombre de los productos y servicios: un mismo producto puede aparecer con diversos nombres en los sistemas de la empresa. Estos sistemas con frecuencia también describen y clasifican al mismo producto de maneras diferentes. Una empresa debe solucionar estas disparidades y clasificar la información de acuerdo a una taxonomía consistente y con el nivel de detalle necesario para que pueda ser analizada.
• Procesos manuales de depuración y clasificación de datos: la mayoría de las empresas continua confiando en aplicaciones de hojas de cálculo y procesos manuales para consolidar, clasificar y analizar información del gasto.  Estas actividades son responsables del 12% al 15% del ciclo de abastecimiento y consume entre un 30% y un 50% del tiempo de un gerente de categoría. 
• Experiencia insuficiente en categorías de compra: corregir datos mal clasificados requiere un dominio y experticia en los atributos del producto y de la información.  Muchas empresas delegan el trabajo de limpieza de datos y clasificación en el personal de TI, quienes no tienen toda la experiencia y conocimiento que requiere ese trabajo.  El estudio de Aberdeen Group revela que cerca del 30% de la información del gasto está incorrectamente clasificada y categorizada en cuentas “misceláneas” o “varias”, complicando aún más los esfuerzos para analizar y entender el gasto de la empresa
• Capacidades limitadas de análisis: identificar patrones, tendencias y oportunidades de ahorro en el gasto requiere análisis.  El estudio de Aberdeen Group encontró que cerca del 90% de las compañías todavía utilizan aplicaciones de hojas de cálculo como su herramienta principal de análisis. Esto limita la sofisticación del análisis que puede ser realizado. Aberdeen Group estima que el no contar con estas capacidades de Análisis del Gasto le cuesta a los negocios pérdidas en oportunidades de ahorro de $260 billones de dólares.

Implementar la práctica de Gestión Integral del Gasto en la organización comienza por la implantación de procesos y herramientas que permitan realizar un adecuado Análisis del Gasto.  Una vez logrado esto se facilita la ejecución de procesos de Abastecimiento Estratégico, Gestión de Proveedores, Compliance, etc.  Todo esto con la finalidad de generar ahorros que permitan reducir el gasto y mejorar la rentabilidad del negocio.