viernes, 1 de junio de 2012

La Gestión Integral del Gasto - Parte II: Abastecimiento Estratégico

Implementar la práctica de Gestión Integral del Gasto en la organización comienza por la implantación de procesos, competencias y herramientas que permitan realizar un adecuado Análisis del Gasto. Una vez logrado esto se facilita la ejecución de otros procesos.  El siguiente paso es desarrollar una metodología que permita a la empresa asegurar el mejor precio en la compra de los productos y servicios que requiere para operar.

Las metodologías de Abastecimiento Estratégico fueron desarrolladas a finales de los años ochenta y principio de los noventa y su origen principalmente se debió a la necesidad que tenían las empresas de asegurar que podían extraer el máximo valor posible de la relación con sus proveedores y así mejorar su desempeño en un mundo cada vez más competitivo.

Estas metodologías comenzaron a ser utilizadas principalmente en la compra de productos y servicios que representaban el principal gasto de la empresa, generalmente el gasto de materias primas.  Hoy en día se aplica en una gran diversidad de categorías o familias de compra, sean estos gastos directos, indirectos o inversión.

El objetivo principal de aplicar este tipo de metodologías a la compra de determinados productos y servicios es lograr una reducción en el precio de compra o bien aumentar el valor recibido de parte de los proveedores de la empresa.  Es decir, comprar lo mismo a un menor precio o comprar algo mejor al mismo precio.

Prácticamente todas las metodologías de abastecimiento estratégico plantean la ejecución de las mismas actividades agrupadas en fases o etapas, que usualmente son:

1.     Perfil del gasto
2.     Análisis de mercado
3.     Cotización y negociación

Esta metodología se ejecutará para cada una de las categorías o familias de compra que se hayan identificado como estratégicas y que las características del mercado permita generar competencia entre proveedores.

1.     Perfil del gasto

En esta primera fase se debe entender claramente cuánto y qué se desea comprar, es decir, las cantidades y especificaciones del producto o servicio, no solamente en cuanto a sus características técnicas sino en cuanto a condiciones de entrega, comerciales y de servicios.  También es importante realizar un análisis histórico de la compra: ¿cuándo fue la última vez que se negoció? ¿Cuánto se ha comprado antes? ¿Qué proveedores proveen el producto o servicio actualmente?  Toda esta información se refleja en un documento que debe ser validado con el área que solicita la compra y de este modo asegurar que el área de Compras entiende perfectamente la necesidad del usuario.  Por ejemplo, si la categoría es envases de cartón ondulado en una empresa de productos de consumo, el equipo tendrá que entender la definición de la categoría, los patrones de uso y por qué los distintos tipos y grados se han especificado.  Para la logística de ejemplo, que tal vez necesite saber acerca de las especificaciones de envío.

2.     Análisis de mercado

Una vez clarificada la necesidad de compra se procede a identificar los proveedores potenciales que estarían en capacidad de suministrar el producto o prestar el servicio requerido.

Para cumplir con esta etapa de la metodología es necesario identificar cuáles serían los proveedores potenciales, determinar cuáles serán los criterios bajo los cuales serán calificados o evaluados, definir un mecanismo a través del cual se validará la información provista por cada proveedor y finalmente realizar un comparación objetiva entre proveedores y determinar cuáles avanzarían a la siguiente fase de Cotización y Negociación.

Es muy importante que los procesos de Análisis de Mercado sean equitativos y transparentes para todos los proveedores.  En la medida en que los proveedores perciban que están participando en un proceso equitativo y justo, en esa medida responderán a la solicitud de participación.

Usualmente el Análisis de Mercado se realiza mediante el análisis de diversos tipos de información que proveen los proveedores: información escrita, información de consulta y evidencia física.

Para obtener la información escrita se elabora un documento llamado Solicitud de Información.  Este documento se envía a todos los proveedores potenciales y en él se coloca toda la información que se requeriría para determinar si un proveedor está o no en la capacidad de proveer el producto o servicio.  Típicamente la estructura de este documento está dividido en secciones: información financiera, información comercial, información técnica u operativa e información legal.  Toda esta información que se recibe en físico o vía electrónica puede ser validada a través de consultas a Clientes actuales del proveedor y visita a sus instalaciones físicas.

El resultado final de esta etapa es un documento que refleja la calificación que cada proveedor obtuvo en su evaluación y su comparación relativa con el resto de proveedores.  La decisión en esta etapa para el equipo encargado del proceso es definir qué proveedores se consideran certificados para avanzar a la siguiente fase de la metodología.

3.     Cotización y negociación

Esta es la tercera y última etapa de la metodología de abastecimiento estratégico. En ella se realiza la solicitud de cotización a los proveedores que fueron certificados.  Así mismo se define la mejor estrategia para negociar con estos proveedores.

El primer paso de esta etapa es elaborar el documento de Solicitud de Cotización, usualmente denominado RFQ (Request for Quotation).  El RFQ define y comunica a todos los proveedores precalificados cuáles son los requisitos del producto o servicio a adquirir. Debe incluir las especificaciones del producto o servicio, los requisitos de entrega y de servicio, criterios de evaluación, estructura de precios y los términos y condiciones financieras. Al igual que en la etapa anterior, es importante que durante el proceso de cotización se dé un trato equitativo a los proveedores esto incluye el evitar que existan asimetrías de información entre los proveedores y que la información que se comparte con alguno de ellos se comparta con el resto de participantes. 

Una vez recibidas y validadas las cotizaciones de los proveedores el equipo de abastecimiento debe determinar cuál será la mejor estrategia para negociar los precios.  Esto incluye analizar si es conveniente realizar una subasta electrónica o si es preferible cerrar el proceso a través de una negociación presencial “cara a cara” con los proveedores.

Los altos ejecutivos deben ser informados sobre la selección final, para obtener su aprobación. También es importante comunicar a los proveedores ganadores y perdedores sobre los resultados del proceso de negociación.

La metodología de Abastecimiento Estratégico es utilizada generalmente para identificar y materializar ahorros en el precio de adquisición de bienes y servicios.  Existen otras formas de generar ahorros implementando otro tipo de metodologías.  Próximamente publicaré algunas de ellas.