martes, 31 de julio de 2012

La Gestión Integral del Gasto - Parte III: Gestión de la Demanda

Las compañías deben implementar programas de Gestión de la Demanda como complemento a la ejecución de la metodología de abastecimiento estratégico revisada en el artículo anterior, que permite asegurar que el precio de los productos y servicios esté acorde a lo que se podría llamar un precio “justo” de mercado.

Ahora bien, ahorrar en el precio de adquisición no es la única forma de ahorrar.  Si una empresa tenía planificado comprar 1,000 computadoras y luego de un análisis detallado de esta necesidad se determina que realmente se requieren 900, se puede decir que hubo un ahorro del gasto que iba a representar la compra de 100 computadoras que realmente no se necesitaban.  La Gestión de la Demanda es el conjunto de metodologías y técnicas enfocadas a asegurar que la organización consume la cantidad óptima de bienes y servicios que le permiten operar de forma eficiente y cumplir con sus objetivos de negocio.

Si las empresas logran combinar sus estrategias de Abastecimiento Estratégico (para optimizar el precio de compra) con estrategias de Gestión de la Demanda (para optimizar el volumen de compra) podrá asegurar que está realizando los esfuerzos necesarios para maximizar el ahorro y por tanto generar un impacto importante en el aumento de la rentabilidad del negocio.

Se trata de aplicar ciertos análisis que permitan identificar los volúmenes óptimos de productos y servicios que requiere el negocio sin afectar su capacidad de ejecución.

La Gestión de la Demanda busca responder algunas preguntas que todo ejecutivo del área de Abastecimiento y Finanzas debería preguntarse:

-       ¿Están solicitando las diversas áreas de la empresa la cantidad necesaria de insumos para operar eficientemente y no más de lo necesario?

-       ¿Serán las especificaciones de los productos y servicios aquellas que realmente se necesitan?

Las respuestas a estas dos preguntas tienen que ver con una correcta gestión de la Demanda de productos y servicios en cualquier empresa y es responsabilidad de las áreas de Compras y Abastecimiento asegurar que exista una respuesta concreta y contundente a estas preguntas.

La Gestión de la Demanda busca ser efectivos en la determinación de dos aspectos importantes de la Compra: el volumen y las especificaciones.

Sobre el volumen que se demanda

Toda organización debe aplicar estrategias dirigidas a asegurar que el volumen de compra sea el adecuado.  Es frecuente que algunas áreas de la empresa soliciten productos y servicios en cantidades que exceden a las que realmente se necesitan.  Por ejemplo, el área de marketing podría solicitar la impresión de 10,000 volantes para promocionar un producto, cuando realmente 6,000 serían suficientes para realizar la campaña.

En este caso deben existir procesos y políticas que permitan al área de Compras determinar el volumen adecuado de compra y con esto evitar que la empresa incurra en gastos innecesarios.

Sobre el volumen que se consume

La Gestión de la Demanda no solamente busca optimizar el volumen de Compras que se solicita y realiza a terceros, sino también al volumen de productos y servicios que se consumen internamente en las organizaciones, que finalmente influirá en el volumen de compra.  Por ejemplo, la cantidad de papel, artículos de oficina, llamadas telefónicas, entre otros rubros.  Optimizar este consumo también genera beneficios cuantitativos a las empresas.  Las estrategias que deben ser aplicadas para lograr optimizar estos consumos están relacionadas incluso con aspectos culturales del personal de la empresa.

Sobre las especificaciones

El área de Compras siempre debe buscar que los requerimientos de las áreas de negocio tengan suficiente detalle como para entender cuál es la necesidad y determinar qué proveedores pueden satisfacerla, así como ser lo suficientemente genérica para que permita que varios proveedores compitan por suministrar el producto o servicio.  Por ejemplo, si el requerimiento es suministrar computadoras de 4MB de RAM,disco duro de 500 MB con monitor de 17 pulgadas, se podrá encontrar en el mercado suficientes marcas para generar un proceso de cotización y negociación competitivo.  Si el requerimiento es negociar una marca y modelo específico de computadora, será más difícil generar un ahorro en la negociación.

Es importante contar con procesos que permitan validar que se está comprando la cantidad adecuada de productos y servicios y que estos cuentan con los niveles de calidad necesarios para cumplir con las expectativas de las áreas del negocio.

La Gestión de la Demanda aplica técnicas y metodologías que permiten optimizar el volumen de productos y servicios requeridos para operar eficientemente el negocio y es un complemento necesario para el logro de los objetivos de rentabilidad de los negocios.

viernes, 13 de julio de 2012

Los Momentos del Gasto

Al momento de diseñar e implementar una estrategia de gestión integral del gasto, se debe tomar en cuenta que el Gasto es como un ser vivo que tiene 3 momentos:  un ANTES (Pasado), un AHORA (Presente) y un DESPUÉS (Futuro).

Es necesario que las organizaciones estén conscientes de esto y que sus ejecutivos lleven a cabo proyectos dirigidos a implementar procesos, estructuras y recursos que les permita gestionar el gasto en cada uno de estos momentos.

Si combinamos los componentes de la Gestión Integral del Gasto:  Abastecimiento Estratégico, Gestión de la Demanda y Control del Gasto con los momentos del gasto, se genera una matriz en la cual podemos definir acciones dirigidas a gestionar el gasto de manera óptima.

Realizando todas estas actividades en cada componente y cada momento del gasto su organización se asegura de estar maximizando los ahorros y en consecuencia incrementando la rentabilidad de su negocio.