lunes, 30 de abril de 2012

La Administración Estratégica del Abastecimiento
…rompiendo con los rituales del pasado

Por: Javier Carnevali Penella


Para lograr una eficiente gestión del gasto en su organización, comience por modificar radicalmente la forma en que su empresa ha administrado el dinero, específicamente la asignación de recursos monetarios a sus distintas áreas o unidades de negocio para que sean utilizados en forma de gasto o inversión.
Hacer este cambio requiere plantear un modelo diferente de asignación de recursos.  Usualmente las empresas determinan cuánto y dónde colocar sus recursos monetarios a través de un ritual que repiten año a año llamado “Presupuesto”.  Y la práctica más común para elaborar un presupuesto es tomar como referencia el que se hizo en año anterior y ajustarlo tomando en cuenta la variación en factores económicos como la inflación, la tasa de cambio, entre otras.

El supuesto detrás del hecho de elaborar un presupuesto basado en el comportamiento del pasado es que estaremos haciendo exactamente lo mismo que el año anterior, solo que a mayor costo.
Se supone que el presupuesto es la traducción monetaria de la estrategia de la empresa, sin embargo son muchas las empresas que realizan cambios importantes en sus presupuestos con base en cambios estratégicos que se hayan planteado.  Diseñar un nuevo presupuesto a partir del año anterior sigue siendo la práctica más frecuente.

Además existen elementos culturales que sostienen esta práctica y es que cada área o unidad de negocio defiende los recursos que le asignan y ceder dinero les significa ceder poder. El incentivo que se ha creado es que cada área debe defender lo suyo pensando en el beneficio de mi área, aunque eso vaya en contra del beneficio de la organización.
Un estudio de McKinsey determinó que un tercio de los negocios estudiados en el 2011 recibieron prácticamente el mismo capital que recibieron en 2010.  La correlación entre el monto recibido en el año n y el recibido en el año n-1 fue del 92%.  Esto significa que solo hubo pequeños cambios en los recursos que se asignaron a los negocios de un año al otro.

Las compañías que relocalizaron más recursos (el tercio superior de la muestra) obtuvieron un 30% más de retorno anual sobre la acción (TRS) que los que ocuparon una posición en el tercio inferior de la muestra.  El estudio demuestra que el incremento en los montos relocalizados disminuye la varianza del retorno sobre la inversión en el largo plazo.  Esto quiere decir que las empresas que cuentan con mecanismos dinámicos de asignación de recursos y que rompen con el rito del presupuesto anual, han obtenido mayores beneficios económicos que las que no lo han hecho.
Otro estudio realizado por Lovallo & Sibony y publicado en la revista Harvard Business Review plantea que las organizaciones deben evitar “anclarse” en los números del pasado y proponen que se debe romper la inercia de que los presupuestos que se diseñan estén basados en los de años anteriores.

Romper con esta práctica requiere promover una nueva metodología que permita hacer una revisión profunda de la estrategia de la organización y a partir de allí definir qué se requiere para ejecutarla de forma eficiente y efectiva, evitando anclarse en lo que se hizo el año anterior.  Con este objetivo en mente se plantea el Modelo de Administración Estratégica del Abastecimiento (AEA)[1].

Figura 1.-  Modelo AEA
El Modelo de Administración Estratégica del Abastecimiento plantea la posibilidad de que la asignación de recursos se determine a partir de una revisión de la estrategia de la empresa y asegurar  que las necesidades de compra de productos y servicios estén alineadas con esta estrategia.
Este modelo está diseñado para lograr los siguientes beneficios en su organización:
·         Permite repensar y validar la estrategia del negocio: ¿qué queremos lograr? ¿a dónde queremos llegar?
·         Permite identificar brechas entre la situación actual y la deseada para definir un plan de acción que permita cerrarlas
·         Incorporar innovación proveniente de los proveedores en los procesos de negocio
·         Proveer alternativas de abastecimiento que mejoren el desempeño del negocio e incrementen su rentabilidad
·         Una mayor integración del área de Compras y el resto de las áreas de la Empresa
Aplicar el modelo AEA implica ejecutar 4 etapas claramente diferenciadas:
1.       Definir la estrategia de la organización
2.       Determinar las capacidades y competencias que se tienen que crear o desarrollar en la organización para lograr la estrategia
3.       Traducir estas necesidades de capacidades y competencias en requerimientos de parte de las distintas áreas de la organización
4.       Traducir los requerimientos de las áreas en requisitos de productos y servicios
Antes de entrar a detalle en cada una de las etapas es importante explicar que se utilizó el modelo de “Viaje de las Necesidades a Requisitos” de DKVGROUP como sustento al Modelo AEA.  El principio detrás de este modelo (Figura 2) es que la satisfacción de cualquier Necesidad que requiere una interacción con el entorno conlleva la ejecución de una serie de pasos.  El primero de ellos es propiamente la identificación de la Necesidad, la cual para que pueda ser satisfecha debe ser comunicada o expresada y traducida en Requerimientos.  Ahora bien, el hecho de haber expresado un requerimiento No garantiza que podrá ser satisfecho de la manera en que se espera, principalmente debido a que pueden existir restricciones en el entorno para cumplirlos.  En ese momento se inicia un proceso de negociación que finaliza con la definición de una serie de requisitos específicos que al ser cumplidos deja satisfecha la necesidad.
Un ejemplo que clarifica lo que propone este modelo sería el siguiente:
·         Una persona tiene sed
·         La persona identifica la necesidad y expresa como requerimiento que quiere un vaso de cerveza
·         Es posible que en algunos ambientes, esta necesidad podría ser satisfecha (por ejemplo, un restaurant), pero en otros ambientes como puede ser la oficina donde trabaja, difícilmente pueda hacerlo.  En este caso, un compañero de trabajo podría plantearle la opción de seleccionar otra bebida, por ejemplo, agua
·         La persona con sed acepta pero aclara que tendría que ser agua con hielo (negoció un requisito)
·         Una vez que la persona que identificó la necesidad y expresó el requerimiento negocia y define un requisito, el cumplimiento de ese requisito dejará satisfecha su necesidad y con esto se cierra el ciclo del modelo
Figura 2.-  El viaje de las Necesidades a los Requisitos
Es con base en este modelo de “El viaje de la Necesidad al Requisito” que el Modelo AEA plantea  las cuatro etapas que a continuación se presentan:
Etapa I: Definir la estrategia de la organización
La forma en que cada empresa ejecuta esta actividad es muy particular y no dedicaremos particular atención en este artículo sobre los modelos de diseño de la estrategia de las organizaciones.  El foco de este artículo está en las siguientes 3 etapas, que son aquellas en las que se requiere mayor detalle para mostrar cómo determinar los requisitos de compra de productos y servicios a partir de esa definición estratégica que debe ocurrir en el nivel más alto de la organización.
Si es importante aclarar que el resultado esperado de esta fase es que cada área de la empresa conozca la estrategia que se ha definido, o idealmente que ha contribuido a definir, y tenga muy claro los objetivos del negocio y la manera en la que se espera que su área contribuya al logro de estos objetivos.

Etapa II: Identificar las capacidades organizacionales y competencias individuales que se necesitan crear en la organización para lograr la estrategia
Los conceptos de capacidades organizacionales como las competencias individuales tienen un origen común en el concepto de Competencias de Gary Hamel: “competencias son un conjunto de habilidades, conocimientos y aptitudes que tienen los sistemas para cumplir sus funciones”.  Cuando aplicamos este concepto a una empresa, lo llamamos Capacidades Organizacionales y cuando lo aplicamos a una persona, lo llamamos Competencias Individuales.
Tanto las Capacidades (organizacionales) como las Competencias (individuales) determinan lo que una empresa puede o no hacer.  Es por ello que en esta segunda etapa del modelo es imprescindible identificar qué se necesita para llevar a cabo la estrategia definida.
Las Capacidades Organizacionales, según Ventocilla[1], éstas distinguen a cada organización y terminan expresándose en:
·         El grado de Competitividad: aquel que mide la capacidad de la empresa para obtener una participación creciente y superior a la de sus competidores de los recursos disponibles en el mercado. El grado de competitividad se mide en el Mercado
·         El grado de Productividad, aquel que mide la capacidad de una empresa para lograr sus objetivos (efectividad) asegurando el más alto retorno producto por unidad de insumo (eficiencia). El grado de productividad se mide en la Empresa
·         El grado de Formación de Capital Financiero, que se define como aquel que mide la capacidad de la empresa para acumular recursos que permitan financiar las iniciativas futuras de la empresa. Estos recursos pueden provenir de fuentes internas o externas
·         El grado de Formación de Capital Intelectual, que es aquel que mide la capacidad de la empresa para desarrollar su Capital Humano (dominio de conceptos y procedimientos que reside en las personas), Estructural (metodologías, procedimientos, prácticas que son propiedad intelectual de la empresa) y Relacional (redes de relaciones con Clientes, Proveedores, Comunidades, Instituciones, etc.)
El desarrollo de las Competencias Individuales involucra ayudar a las personas a crecer en sus Motivos, Conocimientos y Habilidades para que logren un desempeño acorde a las necesidades del negocio, es decir, aquellas que aseguren el éxito de la estrategia.
Existen herramientas para medir el desarrollo de Capacidades Organizacionales y Competencias Individuales que pueden ser utilizadas para determinar la brecha entre el nivel actual y el deseado.
Etapa III: Traducir estas necesidades de capacidades y competencias en requerimientos de parte de las distintas áreas de la organización
Una vez que cada área o unidad entiende la estrategia definida e identifica lo que necesitaría desarrollar para lograr sus objetivos, procede a expresar estas necesidades en forma de requerimientos específicos, en otras palabras, qué productos y servicios requiere para conseguir ejecutar la estrategia y conseguir los objetivos planteados.
Esta transmisión de requerimientos debe ser validada por la alta dirección y comunicada al área de Abastecimiento, quién sería finalmente la responsable de abastecer a la empresa de esos productos y servicios.  Durante este proceso cada requerimiento debe ser clasificado en Grupos genéricos de Compra.  Una posible clasificación de estos Grupos se muestra en la Figura 3.
Es importante notar que la clasificación de ciertos productos y servicios en un Grupo de Compra no necesariamente relacionada con una sola área funcional.  Por ejemplo:  El área de Operaciones podría requerir invertir en la adquisición de un nuevo Sistema (que sería clasificado bajo el Grupo de Compra de Tecnología), así mismo el área de Tecnología pudiese requerir contratar a más Analistas de Sistemas bajo la figura de Outsourcing (que se clasificaría bajo el Grupo de Compra de Servicios).

Figura 3.-  Matríz de requerimientos


Esta clasificación es muy clara para el caso en que se definen los requerimientos para cerrar la brecha en el desarrollo de Capacidades Organizacionales, pero ¿Cómo traducir los requerimientos de Competencias Individuales en Grupos de Compra?
Los requerimientos de Competencias Individuales se traducen en necesidades de servicios como Entrenamiento, Asistencia a eventos o congresos, servicios de headhunting, etc.  En otras palabras, cualquier servicio que permita a la organización cerrar la brecha entre las Competencias requeridas y las que actualmente se poseen.
 
Etapa IV: Negociar los requerimientos de las áreas para definir requisitos de productos y servicios
Existen restricciones que moldean o ajustan los requerimientos expresados en la etapa anterior.  En toda organización existen límites a lo que cada área o unidad de negocio requiere, principalmente por una razón de disponibilidad de recursos.
En esta etapa las áreas negocian con el área de abastecimiento y determinan cuáles son los requisitos específicos que pueden ser cumplidos detallando atributos como: cantidad a comprar, fecha en la que se requiere.  Además es en este momento en el que se determina cuál sería el Presupuesto asignado para cada Requisito de Compra.
En esta etapa, que es liderada principalmente por el área de Abastecimiento, se agrupan las necesidades de las distintas áreas en Categorías de Compra y se diseña un Plan que detalle cuándo se deben negociar.
El resultado final es un plan de abastecimiento que detalla qué categorías de compra se deben negociar en el año para asegurar que se cumplan los requisitos de cada unidad de negocio y por ende se satisfaga la necesidad de capacidades y competencias que permitirán lograr implementar la estrategia de la organización.
El Plan de Abastecimiento debe detallar al menos lo siguiente:
·         Grupo de Compra
·         Categoría de compra
·         Tipo de erogación: gasto o inversión
·         Monto estimado del gasto o inversión
·         Fecha en la que se requieren los productos y servicios
·         Estimado de ahorros que se puede lograr en la negociación
·         Tipo de negociación: estratégica o táctica
El Modelo AEA plantea una nueva manera de asignar los recursos y asegurar que las capacidades y competencias que se requieren para ser competitivos, productivos e incrementar el capital financiero e intelectual de las empresas sea entregado en forma de productos y servicios a cada una de las áreas de la organización y esto les permita mejorar su desempeño, ejecutar la estrategia corporativa y alcanzar sus objetivos.
La asignación de recursos en este modelo ocurre luego de que se ha realizado una revisión profunda de los requerimientos de cada área, independientemente de lo que hayan recibido en forma de presupuesto el año anterior.
El modelo inicia con un proceso de revisión de la estrategia de la empresa y a partir de allí permitir que cada área determine y comunique que Capacidades y Competencias requerirían para ejecutarla.  Posteriormente traducir esos requerimientos en requisitos específicos de productos y servicios, cuyo aprovisionamiento será gestionado por el área de Abastecimiento, lo cual permite hacer una revisión exhaustiva de las mejores alternativas de abastecimiento y seleccionar aquella que mejor convenga a la empresa.  Este proceso de gestión de categorías de compra asegura considerar a nuevos proveedores del mercado, nuevos modelos de abastecimiento y el mejor precio para los productos y servicios negociados.
Finalmente el cumplimiento de los requisitos negociados con cada área se traducirá en la satisfacción de las necesidades de capacidades y competencias y asegurar así la competitividad y productividad de la organización.



[1] “Las Capacidades Organizacionales”. Eleodoro Ventocilla. Marzo 2000

[1] El Modelo de Administración Estratégica del Abastecimiento es propiedad intelectual de Javier Carnevali