miércoles, 23 de febrero de 2011

Si el Presidente de su empresa le pregunta…(Segunda Parte)

1. Especificaciones del producto/servicio

Pareciera ser un tema obvio el hecho de que se debe informar a los proveedores sobre las características del producto o servicio que la empresa desea adquirir. Sin embargo, muchas veces se omiten detalles o se asume que los proveedores darán por hecho ciertas especificaciones que luego se convierten en la principal razón por la cual las ofertas económicas que se reciben no se consideren homologadas.

Es importante asegurar que las especificaciones estén completas y cubran no solamente los aspectos técnicos, sino también requerimientos adicionales que la empresa desea incluir como parte integral del producto o servicio.


Recuerde que cualquier elemento de incertidumbre que el proveedor perciba del producto o servicio que estamos solicitando se traducirá en una prima o sobre costo. Los proveedores cubrirán cualquier riesgo percibido aumentando su precio para tener un margen que le permita absorber cualquier eventualidad.

Es trabajo del área responsable de la negociación, identificar todos los elementos necesarios para reducir al máximo la incertidumbre a los proveedores de modo que se minimicen las primas de riesgo que éstos le puedan agregar al precio del producto o servicio.

Entre los aspectos que debemos asegurar que se incluyen en las especificaciones del producto o servicio están:
  • Técnicas: relacionados con las características intrínsecas del bien o servicio a adquirir
  • De Servicio: servicios complementarios al producto o servicio principal. Por ejemplo: garantías, transporte, instalación, mantenimiento, entre otras.
  • Logísticas: forma y lugar de entrega
  • Comerciales: forma y momento de pago (adelantos, contra entrega, contra instalación, pago a 30, 60, 90 días)
  • Penalizaciones o bonificaciones: es importante que queden claras las condiciones bajo las cuales el proveedor acreedor del servicio será penalizado por incumplimiento de alguno de las niveles de servicio establecidos o premiado por superar los mismos

Un aspecto importante relacionado con las especificaciones es que usualmente los proveedores ofrecen valores agregados como parte de su oferta del producto o servicio. Al respecto el área responsable de la compra deberá evaluar si realmente estos valores agregados son necesarios y van a ser aprovechados por la organización. Puede suceder que estos valores agregados le den preferencia en la decisión del proveedor ganador a pesar de que éste no sea el que presente la mejor oferta.

Si se considera que un valor agregado ofrecido por un proveedor es un elemento deseable en el servicio, solicite al resto de los proveedores que lo consideren en sus cotizaciones. De este modo se asegura de que las ofertas estarán homologadas y podrán ser comparadas entre sí.

En caso de que el valor agregado propuesto no sea realmente un elemento requerido por la organización evite que el mismo sea considerado como parte del costo de la oferta del proveedor.
Por ejemplo: su empresa desea adquirir computadoras personales y solicita como servicio adicional una garantía de 2 años. Un proveedor le ofrece duplicar los años de garantía solicitados por su empresa aumentando un 10% al precio del equipo. Lo que en principio pudiese parecer una oferta tentadora pudiese resultar costosa desde el punto de vista del Abastecimiento Estratégico, debido a que posiblemente dentro de dos años Usted estará realizando un nuevo proceso competitivo para la renovación de estas computadoras de modo que los 2 años adicionales de garantía ofrecida por el proveedor nunca se van a aprovechar y Usted terminaría pagando un 10% adicional en el precio por un servicio que nunca va a utilizar.

En el caso anterior la recomendación es indicar al proveedor que debe limitarse a cotizar bajo las especificaciones definidas (garantía de 2 años). Con esto asegura que las ofertas sean comparables entre sí.

lunes, 14 de febrero de 2011

Si el Presidente de su empresa le pregunta…

Si el Presidente de su empresa le pregunta…

¿Cómo aseguras que se logra el mejor precio del mercado en la adquisición de nuestros productos/servicios?

¿Qué respondería Usted?

Es una pregunta sencilla y para nada trivial. El primer impulso para responderla podría ser buscar información sobre los precios de compra de sus competidores, para así determinar si los precios de su empresa son adecuados o no. Ahora bien, existen varios obstáculos para lograr una comparación justa entre estos precios. El más obvio de ellos es la disponibilidad de la información de precios de mercado y en caso de que logre obtenerla, existen elementos adicionales que debe cuidar antes de afirmar que se están comparando precios equivalentes, o como comúnmente se dice comparando “peras con peras”. Las principales variables que Usted deberá identificar son las siguientes:
  • Especificaciones: Usted deberá garantizar que las especificaciones de los productos y servicios que está comparando son iguales o equivalentes
  • Volumen: un elemento clave que determina el precio de los productos o servicios es el volumen de compra. Usted deberá comparar el costo de sus productos y el de su competidor basado en el mismo volumen de compra.
  • Garantía de plazos: seguramente no se obtendrá el mismo precio en la adquisición de un producto o servicio si se garantiza al proveedor la compra del mismo por un cierto plazo de tiempo. Hay que estar seguros de que los precios comparados fueron otorgados bajo acuerdos que tienen la misma garantía de plazo.

Lograr hacer una comparación de precios en la que coincidan todas estas variables es una tarea prácticamente imposible.

Una segunda opción de respuesta podría basarse en la estructura de costos de cada uno de los productos y servicios que Usted compra. Usted podrá afirmar que el precio obtenido es el adecuado si al analizar la estructura de costo del proveedor determina que cada uno de sus componentes representa un porcentaje razonable dentro de los estándares de la industria y que el margen de ganancia del proveedor es también adecuado.

El problema con la respuesta anterior es nuevamente la disponibilidad de información. Usted seguramente no cuenta con todas las estructuras de costo de los productos y servicios que adquiere y no todos los proveedores estarán dispuestos a compartirla, salvo que se tenga algún tipo de alianza estratégica o se tenga cierto nivel de integración en la cadena de suministro con la operación del proveedor.

La respuesta entonces, debe basarse más bien en los procesos y prácticas de abastecimiento que fueron utilizados para realizar la compra. En otras palabras, se podrá afirmar que se lograron los mejores precios de mercado debido a que se aplicaron los procedimientos adecuados y las mejores prácticas de abastecimiento.
Para validar que se cumplieron ciertos procesos y prácticas durante el proceso de compra hágase las siguientes preguntas:

  1. ¿Se realizó un levantamiento detallado de las especificaciones del producto/servicio a adquirir?
  2. ¿Se invitaron a todos los proveedores potenciales, incluyendo los actuales, y se les comunicó de forma detallada y transparente las especificaciones del producto/servicio?
  3. ¿Se realizó un proceso de certificación y homologación de estos proveedores para asegurar que los productos/servicios a adquirir son comparables y equivalentes entre sí?
  4. ¿La comparación de las ofertas de los proveedores se realizó con base en el principio de Costo Total de Propiedad?
  5. ¿Participaron los proveedores en una subasta electrónica donde compitieron por ganar el producto/servicio?

Si Usted respondió SI a todas estas cinco preguntas, Usted puede afirmar con propiedad al Presidente de su empresa que “El precio del producto/servicio adquirido fue el mejor del mercado”. Y luego de decirlo, ¡prepárese para el ascenso!

Si Usted respondió NO a una o varias de ellas, lo invitamos a leer el siguiente artículo en el que detallamos las actividades que se deben incorporar en su proceso de Abastecimiento para que la próxima vez su respuesta sea positiva.

Continuará...

martes, 1 de febrero de 2011

Outsourcing de Gastos Indirectos - Última parte -

Para definir el alcance de un proyecto de outsourcing de abastecimiento es necesario considerar dos variables principales:

• Tipo de gasto: es importante aclarar las categorías de gasto que serán incluidas en el servicio, lo que puede abarcar desde considerar un outsourcing de una categoría, outsourcing de un tipo de gasto (directo o indirecto) u outsourcing total, que abarcaría cualquier tipo de gasto de la organización. De estos el más común hoy en día es el Outsourcing de Gastos Indirectos.


• Tipo de procesos: una vez definido el gasto que será gestionado por el proveedor de outsourcing es necesario definir qué procesos de abastecimiento ejecutará el proveedor, que típicamente tiene dos opciones: procesos transaccionales y procesos estratégicos. El proceso transaccional implica que el proveedor inicia su proceso con una orden de compra de parte del cliente y es su función ejecutar todas las actividades necesarias para que el usuario obtenga el producto o servicio bajo las condiciones especificadas, en el lugar indicado, en el tiempo acordado. Usualmente queda fuera del alcance el procesamiento y pago de las facturas.

Ejecutar el proceso estratégico implica para el proveedor realizar, además las actividades previas a la solicitud de compra de parte del cliente, que son: análisis interno y análisis externo, es decir que el proveedor iniciará su proceso entendiendo muy bien las necesidades del usuario, los antecedentes de la categoría (qué y cómo se compraba usualmente) para luego analizar el mercado de proveedores para identificar aquellas empresas que tienen la capacidad de cumplir con las condiciones requeridas y realizar el proceso de cotización y negociación con los proveedores. Una vez conocido el proveedor ganador, se procede a ejecutar el proceso transaccional previamente explicado.
De todas las combinaciones de alcances del servicio que se pueden configurar, la más común es que el servicio incluya la ejecución de todos los procesos (estratégicos y transaccionales) en las categorías de Gasto Indirecto.
Un proyecto de outsourcing de abastecimiento se logra mediante la ejecución de 4 fases:



Un reto importante que solamente pueden afrontar algunos proveedores del servicio de Outsourcing de Abastecimiento es tener la capacidad de prestar el servicio en varias geografías. Esto le permitiría a la organización homologar prácticas de abastecimiento, ejerciendo un control centralizado de las mismas, y a la vez tener la posibilidad de mantener la sensibilidad del mercado local (proveedores, estructuras de costo, especificaciones particulares de cada país, etc.). Todo esto es particularmente importante en la gestión de los gastos indirectos, que por su naturaleza típicamente se negocian localmente.

Un estudio de la publicación Procurement Leaders indica que las empresas que ya han contratado los servicios de outsourcing de abastecimiento han obtenido beneficios significativos en comparación con aquellas empresas que han decidido ejecutar todas sus funciones de abastecimiento con recursos propios.

Fuente: Procurement Leaders

Estas estadísticas muestran claramente el valor agregado obtenido por las empresas que han decididohacer outsourcing de abastecimiento. Constituye una manera muy eficiente y rentable de incorporar las mejores prácticas de abastecimiento en la organización en el corto plazo.

Hoy en día los ejecutivos de las empresas cuentan con una variedad de servicios que pueden contratar para apoyar sus estrategias de incremento de valor de las organizaciones para las cuales trabajan. La reciente crisis económica ha generado presión para que se utilicen todas las herramientas disponibles bajo esquemas de contratación que permiten aumentar las capacidades sin que esto implique aumentar la plantilla de personal de la empresa.

Una de estas opciones disponibles es el outsourcing de abastecimiento. Un servicio que aumenta la rentabilidad de las empresas mediante la aplicación de conocimiento, procesos y tecnología que les permiten incorporar de forma inmediata las mejores prácticas de abastecimiento, y con ello generar ahorros que impactan directamente los resultados de la organización.