Outsourcing de Gastos Indirectos - Segunda Parte

Un estudio del Everest Research Institute (ERI) indica que una reducción del 5 al 10% de los Gastos Indirectos puede llegar a representar un impacto en la utilidad neta entre el 1 y el 3%, que para lograrlo por la vía del aumento de las ventas se requiere un esfuerzo mayor.

Las empresas tipo 1 y 2 típicamente enfrentan principalmente dos problemas:

• Acceso limitado al conocimiento de las categorías de Gasto Indirecto, y falta de inteligencia de mercado que genera un abastecimiento ineficiente: es usual que el gasto indirecto se encuentre fragmentado, en otras palabras, no se encuentra bajo el control del área de Compras o Abastecimiento de la empresa. Adicionalmente encontrar, desarrollar y retener al personal con las competencias necesarias es a la vez difícil y costoso.

• Falta de infraestructura y disciplina operacional que dificulta el logro o mantenimiento de los ahorros logrados: el área de Compras o Abastecimiento continua siendo un área subestimada donde se invierte poco en tecnología y mejora de procesos, y cuando esta inversión ha servido para generar ciertos niveles de ahorros, éstos no se mantienen y se desvanecen con el transcurrir del tiempo.

Según el ERI, las principales razones por las cuales los ahorros no se sostienen a lo largo del tiempo son las siguientes:

• Descentralización del gasto: típicamente, el Gasto Indirecto se encuentra descentralizado y bajo la responsabilidad de una variedad de áreas. Generalmente no se encuentra bajo contrato. Incluso puede llegar a suceder que dos áreas dentro de la misma empresa contratan servicios al mismo proveedor a precios diferentes.
• Cumplimiento de acuerdos: el no contar con sistemas automatizados obliga a que la verificación de tarifas y condiciones negociadas se realice de manera manual, y esto típicamente trae como consecuencia que los errores de facturación de los proveedores no sean detectados.
• Problemas operacionales: duplicación de pagos, errores de ingreso de data, faltas en la aplicación de descuentos, entre otros.
• Aspectos presupuestarios: es usual que dentro de un mismo departamento los ahorros logrados en una categoría sean redirigidos o reasignados para cubrir un mayor gasto en otra categoría, de modo que el ahorro nunca se percibe como tal, debido a que el presupuesto siempre se mantiene al mismo nivel.

¿Cuáles son las opciones que tiene una organización para asegurar que los ahorros se conviertan en utilidad?

Tradicionalmente las organizaciones han tomado decisiones dirigidas a:

• Aumentar la plantilla de personal o contratar servicios de consultoría: con la finalidad de incorporar a la empresa el conocimiento y experiencia necesaria para generar los ahorros, aunque eso no necesariamente garantiza que los mismos terminen impactando a la utilidad de la organización.
• Transformación tecnológica: lo cual puede ayudar a optimizar los procesos, sin embargo requiere invertir una alta cantidad de esfuerzo y dinero para lograrlo de forma adecuada. Además, la tecnología es un habilitador pero en sí no asegura el logro de los ahorros.

Una tercera opción que cada día se generaliza más es realizar un Outsourcing del Abastecimiento, que principalmente se lleva a cabo para materializar ahorros en las categorías de Gastos Indirectos.

De acuerdo al análisis del ERI, los servicios de outsourcing de abastecimiento están creciendo a más de 20% interanual. Hoy en día las empresas proveedoras de este tipo de servicios están manejando más de 140 billones de dólares para sus clientes, y han logrado ahorros entre el 5 y 8%, que le representan a sus clientes un retorno mínimo sobre la inversión de 5X que se paga en un período promedio de 12 meses.

Continuará…

¿Qué implica Gestionar el Gasto?

Gestionar el gasto implica:

• Repensar el gasto y la necesidad del mismo
• Definir la solución que mejor cubre la necesidad
• Definir el nivel de servicio requerido por el cliente para asegurar el mismo
• Reunir a los proveedores más capacitados para proveer la solución
• Realizar un proceso competitivo para generar el menor costo total de aprovisionamiento
• Implementar y dar seguimiento al acuerdo con el o los proveedores.
• Racionalizar el consumo de bienes y servicios

Outsourcing de Gastos Indirectos - Primera Parte

En la práctica diaria de la función Gerencial hay dos formas de aprender: una por la vía progresiva y evolutiva, y otra por la vía reactiva, respondiendo a presiones del entorno. En la primera podemos tomamos el tiempo suficiente para entender cada aspecto del objeto de estudio, analizarlo y determinar si nos sirve o no para solucionar determinados problemas que estamos o podríamos estar enfrentando. El enfoque de la primera es Aprendo, luego Hago. En la segunda la necesidad surge generalmente por presiones externas que nos obliga a Hacer y luego a generar aprendizaje de la experiencia vivida. Si algo sucede en el entorno de nuestro puesto o de la organización donde trabajamos muchas veces no podemos esperar a estudiar el fenómeno, analizarlo a profundidad, evaluar alternativas, decidir y ejecutar la que consideramos la mejor opción. Estamos más bien obligados a generar acciones estratégicas rápidas que no pueden esperar por análisis profundos.

En el tema de Gestión del Gasto, la reciente crisis financiera mundial generó un importante aprendizaje en los CEO y CFO de muchas empresas, quienes son responsables en gran medida de guiar las estrategias para lograr la rentabilidad de las organizaciones. Aprendieron y fueron conscientes de que se requiere establecer planes estratégicos que se focalicen en las dos partes clave del indicador de rentabilidad: los Ingresos y los Gastos. Un aprendizaje que muchos no planificaron obtener y que lo generaron luego de que la crisis los obligó a tomar acciones para asegurar la viabilidad futura de sus organizaciones.

Es muy común que las organizaciones tengan Planes de Mercadeo, pero ¿cuántas veces ha escuchado Usted de la existencia de un Plan de Gestión del Gasto? En un Plan de Mercadeo se establecen objetivos de venta y se definen las acciones necesarias para cumplir esos objetivos, incluso muchas veces se justifica cualquier inversión o gasto que se requiera para lograr esos objetivos. Un Plan de Gestión del Gasto define acciones para optimizar las inversiones y el gasto que se requiere para cumplir con los objetivos de la organización, entre ellos los que se definen en el plan de mercadeo.

Aumentar la rentabilidad de la empresa por la vía del aumento de las ventas se convierte cada año en un reto que requiere cada vez mayor esfuerzo y los accionistas desear y exigen una mayor rentabilidad por su inversión. La respuesta a esta doble exigencia para algunas empresas, que llamaremos tipo 1, se ha traducido en una mayor solicitud de inversión y gasto de parte de las áreas de mercadeo y venta para incorporar nuevas prácticas, tendencias y estudios que les permitan definir acciones innovadoras y creativas para captar un mayor número de clientes. En otras empresas, las tipo 2, se logra por un esfuerzo en el aumento de las ventas, pero al mismo tiempo un esfuerzo en la reducción de los costos y gastos, principalmente los Gastos Directos. Un tercer tipo de empresas, las menos comunes, han logrado hacer un triple esfuerzo en la búsqueda de la rentabilidad: aumento de las ventas, reducción de gastos directos y reducción de gastos indirectos.

Por gastos directos se entiende todos aquellos insumos que se requieren y se transforman para producir y distribuir un producto o servicio. Los gastos indirectos se requieren para operar la organización, más no el producto o servicio como tal. Entre algunas categorías de gastos indirectos están: mantenimiento, mensajería, artículos de oficina, impresos, telecomunicaciones, vigilancia, viajes, personal externo, entre otras.

Es importante que las empresas tipo 1 y 2 se hagan conscientes y aprendan que hoy en día es imperativo aplicar prácticas de las empresas Tipo 3 para maximizar la posibilidad de mantener niveles de rentabilidad en el largo plazo.

Las empresas han logrado avanzar a ser tipo 2 generalmente por una decisión de la alta gerencia en focalizarse en la gestión de los gastos de forma progresiva, atacando en primer lugar a aquellos que representan el 80% de sus egresos totales. De este modo los esfuerzos se concentran en aplicar buenas prácticas en las categorías de gasto de mayor relevancia. Sin embargo, una vez que se logran buenos resultados en la gestión de los gastos directos, donde típicamente las posibilidades de encontrar niveles de ahorro importantes son cada vez más difíciles, es necesario pasar a un tercer nivel de evolución, que consiste en comenzar a gestionar los gastos indirectos. Si bien representan, en promedio, el 40% de los gastos totales y se encuentran segmentados en una mayor cantidad de categorías, se pueden conseguir ahorros importantes que logren un impacto positivo en la rentabilidad.

Existe una importante fuente de generación de valor en la gestión de los gastos indirectos y obtener estos beneficios solo depende de una decisión de la alta gerencia. Las herramientas están allí, solo hay que aplicarlas y aprovecharlas por el bien de la organización.

Continuará…