miércoles, 23 de febrero de 2011

Si el Presidente de su empresa le pregunta…(Segunda Parte)

1. Especificaciones del producto/servicio

Pareciera ser un tema obvio el hecho de que se debe informar a los proveedores sobre las características del producto o servicio que la empresa desea adquirir. Sin embargo, muchas veces se omiten detalles o se asume que los proveedores darán por hecho ciertas especificaciones que luego se convierten en la principal razón por la cual las ofertas económicas que se reciben no se consideren homologadas.

Es importante asegurar que las especificaciones estén completas y cubran no solamente los aspectos técnicos, sino también requerimientos adicionales que la empresa desea incluir como parte integral del producto o servicio.


Recuerde que cualquier elemento de incertidumbre que el proveedor perciba del producto o servicio que estamos solicitando se traducirá en una prima o sobre costo. Los proveedores cubrirán cualquier riesgo percibido aumentando su precio para tener un margen que le permita absorber cualquier eventualidad.

Es trabajo del área responsable de la negociación, identificar todos los elementos necesarios para reducir al máximo la incertidumbre a los proveedores de modo que se minimicen las primas de riesgo que éstos le puedan agregar al precio del producto o servicio.

Entre los aspectos que debemos asegurar que se incluyen en las especificaciones del producto o servicio están:
  • Técnicas: relacionados con las características intrínsecas del bien o servicio a adquirir
  • De Servicio: servicios complementarios al producto o servicio principal. Por ejemplo: garantías, transporte, instalación, mantenimiento, entre otras.
  • Logísticas: forma y lugar de entrega
  • Comerciales: forma y momento de pago (adelantos, contra entrega, contra instalación, pago a 30, 60, 90 días)
  • Penalizaciones o bonificaciones: es importante que queden claras las condiciones bajo las cuales el proveedor acreedor del servicio será penalizado por incumplimiento de alguno de las niveles de servicio establecidos o premiado por superar los mismos

Un aspecto importante relacionado con las especificaciones es que usualmente los proveedores ofrecen valores agregados como parte de su oferta del producto o servicio. Al respecto el área responsable de la compra deberá evaluar si realmente estos valores agregados son necesarios y van a ser aprovechados por la organización. Puede suceder que estos valores agregados le den preferencia en la decisión del proveedor ganador a pesar de que éste no sea el que presente la mejor oferta.

Si se considera que un valor agregado ofrecido por un proveedor es un elemento deseable en el servicio, solicite al resto de los proveedores que lo consideren en sus cotizaciones. De este modo se asegura de que las ofertas estarán homologadas y podrán ser comparadas entre sí.

En caso de que el valor agregado propuesto no sea realmente un elemento requerido por la organización evite que el mismo sea considerado como parte del costo de la oferta del proveedor.
Por ejemplo: su empresa desea adquirir computadoras personales y solicita como servicio adicional una garantía de 2 años. Un proveedor le ofrece duplicar los años de garantía solicitados por su empresa aumentando un 10% al precio del equipo. Lo que en principio pudiese parecer una oferta tentadora pudiese resultar costosa desde el punto de vista del Abastecimiento Estratégico, debido a que posiblemente dentro de dos años Usted estará realizando un nuevo proceso competitivo para la renovación de estas computadoras de modo que los 2 años adicionales de garantía ofrecida por el proveedor nunca se van a aprovechar y Usted terminaría pagando un 10% adicional en el precio por un servicio que nunca va a utilizar.

En el caso anterior la recomendación es indicar al proveedor que debe limitarse a cotizar bajo las especificaciones definidas (garantía de 2 años). Con esto asegura que las ofertas sean comparables entre sí.

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