domingo, 1 de enero de 2017

Adopción al 100% de las herramientas tecnológicas de Compras

Adopción al 100% de las herramientas tecnológicas de Compras

Por: Javier V. Carnevali P.


En diversas ocasiones me han preguntado cómo se puede maximizar el uso de herramientas tecnológicas en el área de Compras de una empresa.


            El éxito en la implementación de alguna herramienta que soporta el proceso de Compras depende principalmente de 4 factores: Proceso, Estructura, Plataforma Tecnológica y Competencias del personal.

Figura 1.-  Componentes de la implementación de herramientas tecnológicas
           
Es difícil lograr una implementación exitosa si alguno de estos componentes No está alineado con los otros.  Es por esto que hay que definir una estrategia de implementación que asegure la consistencia entre estos cuatro elementos.  De otra manera se perderá eficiencia y efectividad en el desempeño del área de Compras.

            Supongamos que una empresa desea adquirir herramientas tecnológicas para mejorar sus procesos de Compra.  Existen diversos tipos de herramientas, cada una de ellas con diferentes funcionalidades y alcances.  A nivel general las herramientas que existen en el mercado responden a distintas necesidades de soportar procesos específicos que ejecuta el área de Compras.  Los más comunes son:

 ·         Strategic Sourcing o Abastecimiento Estratégico (S2C)
 ·         Procurement o Compras operativas (P2P)
 ·         Spend Analysis (Análisis del Gasto)
 ·         Contract Management (Gestión de Contratos)
 ·         Supplier Relationship Management (Gestión de la Relación con Proveedores)
Existe una correlación casi directa entre el proceso que se soporta y los módulos de las herramientas tecnológicas existentes.  Esto le permite a una empresa adquirir solamente aquel o aquellos módulos que requiere, dependiendo del grado de evolución que tiene su área de Compras.
El área de Compras de cada empresa tiene un grado de maduración diferente.  Es posible que una empresa ya haya logrado implementar un sistema para realizar las Compras Operativas y esté evaluando opciones para soportar otros procesos.  Otras empresas podrían tener ya herramientas que permiten automatizar procesos de Abastecimiento y Compras Operativas y solo quieran soportar procesos adicionales como Gestión de Contratos o de Proveedores.  En el siguiente gráfico podemos identificar que existe una relación directa entre el grado de madurez del área de Compras y el tipo de herramientas que han implementado para soportar sus procesos de Compra (ver figura 2)

Figura 2.-  Herramientas a implementar según el grado de madurez del área de Compras
            Independientemente del grado de madurez, al momento de decidir implementar alguna nueva herramienta tecnológica debe existir alineación entre cada uno de los componentes: Procesos, Estructura, Plataforma Tecnológica y Competencias del Personal. 

Alineación entre Procesos y Estructura
            La relación entre los Procesos que deben ser ejecutados y la Estructura organizacional es clave para lograr eficiencia en el desempeño de cualquier área de la empresa. 
            La evolución de los Procesos de las áreas de Compra ha sido acelerada en los últimos años.  Principalmente por la presión para mejorar la capacidad de respuesta del área en cuanto a asegurar un gasto óptimo que mejore la rentabilidad de la empresa, asegurar un suministro de productos y servicios sin interrupción y de la manera más eficiente posible y anticipando y mitigando cualquier riesgo de abastecimiento que pueda existir.
            Esta necesidad de llevar al área de Compras a un “siguiente nivel” requiere unos Procesos capaces de generar resultados que permitan alcanzar estos retos.
            Es usual que en esta etapa de evolución de un área de Compras se requiera separar  3 procesos: Abastecimiento Estratégico, Compras operativas o Suministro y de Soporte.


Figura 3.-  Procesos de un área de Compras moderna
            Cada proceso tiene un “driver” diferente.  El “driver” es aquello que mueve o incentiva a las personas que ejecutan el proceso.  Es el indicador bajo el cual se debe medir su desempeño (figura 3).
Esta diferenciación de Procesos permite que cada uno de ellos se enfoque en generar resultados específicos y concretos.  El proceso de Abastecimiento Estratégico permite optimizar el gasto, minimizar riesgos de abastecimiento y apoyar los programas de innovación.  El proceso de Suministro debe satisfacer las necesidades de los usuarios, que normalmente quieren que la compra cumpla con requisitos de tiempo, calidad y cantidad.  Los procesos de Soporte sirven para mejorar la productividad de los otros dos procesos, a través de actividades relacionadas con gestión de catálogos, proveedores y contratos.
            Al momento de implementar estos nuevos Procesos, es importante evitar que sean ejecutados por la misma estructura anterior de Compras.  Para maximizar la productividad del área es necesario re-estructurar la forma en que se distribuía la autoridad y las responsabilidades.  En la figura 4 podemos ver un ejemplo donde una estructura funcional de Compras donde las responsabilidades están divididas por un criterio de “tipo de material que se compra” o “por localidad” y donde cada Comprador tendría que aprender a ejecutar los nuevos Procesos.  Hacerlo de esta manera generaría re-trabajo, incrementaría la posibilidad de errores y reduciría la eficiencia.

Figura 4.-  Una Organización que No funciona: Estructura tradicional de Compras ejecutando procesos modernos

            Típicamente en una organización de Compras por funciones cada comprador tiene bajo su responsabilidad la ejecución de actividades en un grupo específico de materiales o para una determinada localidad geográfica.  Por ejemplo, un Comprador A que es responsable de comprar Materias Primas y ejecuta actividades de cotización, búsqueda de proveedores, negociación, elaboración, envío y seguimiento de órdenes de compra y en algunos casos incluso en seguimiento del pago a los proveedores de materias primas.  Otro Comprador B es responsable de la compra de Empaques y ejecuta las mismas actividades pero con otro grupo de proveedores y así sucesivamente se tienen compradores de Refacciones, Servicios, Insumos de oficina, de tecnología, etc. A cada comprador se le mide por los mismos indicadores de desempeño y su “driver” es ahorrar y a la vez asegurar suministro en tiempo y forma.
Nuevos Procesos requieren Nueva Estructura.  La alineación entre los nuevos procesos a ejecutar y una nueva forma de organizar a las personas es clave para el éxito del área.  Cada Proceso debe ser ejecutado por un grupo de personas que tengan los medios necesarios para hacerlo de manera productiva.  El nombre que finalmente quede en la estructura es variable, lo importante es que queden claras las responsabilidades que cada uno tendrá en la ejecución de los nuevos procesos (ver figura 5).


Figura 5.-  Nueva Estructura de Compras ejecutando Nuevos Procesos

            En la nueva estructura los responsables de ejecutar cada proceso están en un área diferente y pueden concentrar todo tiempo, esfuerzo y conocimiento a mejorar cada vez más su proceso.
            Es importante que a cada área se le exijan resultados de acuerdo a lo que se espera del proceso que ejecutan.  Una vez que se implementa una organización por Proceso debemos medir los resultados de los Procesos de acuerdo a los “drivers” correctos.  No podemos exigir velocidad en la compra a Abastecimiento Estratégico y No podemos exigir ahorros a Suministro.  A cada Proceso se le exige aquello para lo cual fue diseñado y no más.
           
Alineación entre Procesos y Competencias del personal
            Así como cada Proceso es ejecutado por un grupo de personas diferente, el perfil de cada uno de los puestos de la estructura debe ser diferentes.  No podemos pretender que alguien con un perfil ideal para ejecutar el proceso de Suministro sea quien ejecute el proceso de Abastecimiento Estratégico y viceversa.
            Ahora bien, lo que sí se puede hacer es diseñar un programa de desarrollo donde se desarrollen las competencias de las personas que ejecutan un proceso para que sean capaces de ejecutar otros procesos.  Tipicamente los procesos de re-organización representan una oportunidad para el desarrollo del talento de la organización porque se requieren nuevas habilidades y conocimientos en las personas y quien cuente con esas habilidades y conocimientos tendrá un plan de carrera asegurado.

Figura 6.-  Perfil de los puestos de la nueva organización de Compras
           
Tenemos que asignar la responsabilidad de ejecutar los nuevos Procesos a personas que tengan las competencias requeridas para hacerlo, de esta manera garantizamos que el Proceso genere los resultados esperados.

Alineación entre Procesos y la Plataforma Tecnológica
Hasta ahora tenemos unos nuevos Procesos siendo ejecutados por grupos de personas dedicadas y expertas en cada proceso.  Con estas bases estamos listos para considerar cómo podemos automatizar los procesos y qué herramientas le podemos dar a las personas para que sean más productivos en su trabajo.
Muchas empresas que han pasado por procesos de implementación de un ERP[1]  cuentan ya con una herramienta que le permite registrar las transacciones de Compra y Pagos a proveedores.  Sin embargo, existen actividades del proceso de Compra que No necesariamente cuentan con el apoyo de algún módulo de estos sistemas.  Para ello las empresas que desarrollan software y aplicaciones informáticas han incrementado el alcance de estas herramientas para que cada vez más se logre automatizar todo el proceso de Compra.  Hoy en día se pueden conseguir herramientas que permitan automatizar casi el 100% del proceso.  Obviamente el implementarlas o no depende de la rentabilidad de la inversión en estas herramientas.
Para soportar los Procesos que hemos mencionado en este artículo, sería suficiente invertir en este tipo de herramientas:
-         eSourcing
-         eProcurement
-         Contract Management
-         Spend Analysis
-         Supplier Relationship Management
Más adelante mencionaremos otras herramientas que representarían un grado de evolución superior y que en un futuro cercano seguramente serán consideradas indispensables.
Los nombres típicos de los módulos que soportan cada proceso son:
Proceso
Nombre del módulo de la herramienta
Abastecimiento Estratégico
-     Sourcing / eSourcing
Suministro
-     P2P / eProcurement
Soporte
-     Contract Management
-     Supplier Performance Management
-     Supplir Information Management
-     Catalog Management
Cada módulo cuenta con las funcionalidades requeridas para soportar y automatizar cada proceso (ver figura 7).

Figura 7.- Principales funcionalidades de las herramientas que soportan cada proceso de Compras

           
Si ya existe una alineación entre Proceso-Estructura-Perfil de las Personas, la implementación de estas herramientas será más fácil.  El éxito de un proyecto se logra cuando se asigna la responsabilidad del uso de las mismas a las personas que están ejecutando el Proceso correspondiente.
Así como hemos dicho que asignar la responsabilidad de ejecutar un nuevo proceso requiere que las personas tengan las competencias requeridas, de la misma manera la herramienta que se asigne a las personas debe ser capaz de soportar el proceso y brindarle los medios necesarios para ejecutar las actividades de manera eficiente.  Es más, el dominio de la herramienta tecnológica se convertirá en una competencia clave a desarrollar en el personal. 
La implementación exitosa de una herramienta tecnológica requiere que los 4 componentes: Procesos, Estructura, Competencias y Plataformas tecnológicas estén alineados.  Un área de Compras que quiera evolucionar necesita llevar a cabo acciones que aseguren esta alineación, de otra manera No podremos garantizar una correcta implementación de las herramientas. 
 La siguiente tabla muestra qué podría salir mal si No logramos una alineación entre los componentes:

Componentes
Consecuencias de la falta de alineación
Alineación entre Procesos y Estructura

Baja productividad: dejar la ejecución de los procesos en manos de una estructura funcional No permite dedicar suficiente tiempo a actividades estratégicas porque el día a día consume la mayoría del tiempo de los Compradores
Alineación entre Procesos y Competencias del personal

Bajo desempeño: el proceso nunca será ejecutado correctamente si las personas No están preparadas para hacerlo.  Los procesos nuevos requieren que las personas desarrollen nuevas habilidades, conocimientos y conductas
Alineación entre Procesos y la Plataforma Tecnológica

Regreso al pasado: las personas de Compras No encontrarán valor en la nueva herramienta dado que ésta No será capaz de soportar de manera adecuada al Proceso.  La herramienta debe adaptarse al proceso y No al revés, si no se logra esto las personas intentarán volver al Proceso anterior y dejaran de usar la nueva tecnología
Alineación entre la Plataforma Tecnológica y las Competencias del Personal
Bajo uso de la herramienta: nadie podrá usar lo que no sabe usar.  El dominio de la nueva herramienta tecnológica se vuelve una nueva Competencia a dominar.  Invertir en la formación de las personas en el uso de la herramienta asegurará que se maximice su uso

La evolución del área de Compras requiere implementar nuevas herramientas tecnológicas que permitan la automatización de los Procesos.  Para garantizar el éxito en la implementación de estas herramientas es necesario lograr que exista una alineación entre los Procesos, Estructuras, Competencias del personal y la Plataforma tecnológica.  Esta alineación permitirá optimizar la sinergia entre cada uno de los componentes y asegurar un buen desempeño del área de Compras.  Las inversiones en estas herramientas son significativas, sin embargo generan un importante retorno sobre la inversión si se logra maximizar su uso. 






[1] Enterprise Resource Planning (ERP) son sistemas informáticos destinados a la administración de recursos en una organización.


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