Un estudio del Everest Research Institute (ERI) indica que una reducción del 5 al 10% de los Gastos Indirectos puede llegar a representar un impacto en la utilidad neta entre el 1 y el 3%, que para lograrlo por la vía del aumento de las ventas se requiere un esfuerzo mayor.
Las empresas tipo 1 y 2 típicamente enfrentan principalmente dos problemas:
- Acceso limitado al conocimiento de las categorías de Gasto Indirecto, y falta de inteligencia de mercado que genera un abastecimiento ineficiente: es usual que el gasto indirecto se encuentre fragmentado, en otras palabras, no se encuentra bajo el control del área de Compras o Abastecimiento de la empresa. Adicionalmente encontrar, desarrollar y retener al personal con las competencias necesarias es a la vez difícil y costoso.
- Falta de infraestructura y disciplina operacional que dificulta el logro o mantenimiento de los ahorros logrados: el área de Compras o Abastecimiento continua siendo un área subestimada donde se invierte poco en tecnología y mejora de procesos, y cuando esta inversión ha servido para generar ciertos niveles de ahorros, éstos no se mantienen y se desvanecen con el transcurrir del tiempo.
Según el ERI, las principales razones por las cuales los ahorros no se sostienen a lo largo del tiempo son las siguientes:
- Descentralización del gasto: típicamente, el Gasto Indirecto se encuentra descentralizado y bajo la responsabilidad de una variedad de áreas. Generalmente no se encuentra bajo contrato. Incluso puede llegar a suceder que dos áreas dentro de la misma empresa contratan servicios al mismo proveedor a precios diferentes.
- Cumplimiento de acuerdos: el no contar con sistemas automatizados obliga a que la verificación de tarifas y condiciones negociadas se realice de manera manual, y esto típicamente trae como consecuencia que los errores de facturación de los proveedores no sean detectados.
- Problemas operacionales: duplicación de pagos, errores de ingreso de data, faltas en la aplicación de descuentos, entre otros.
- Aspectos presupuestarios: es usual que dentro de un mismo departamento los ahorros logrados en una categoría sean redirigidos o reasignados para cubrir un mayor gasto en otra categoría, de modo que el ahorro nunca se percibe como tal, debido a que el presupuesto siempre se mantiene al mismo nivel.
¿Cuáles son las opciones que tiene una organización para asegurar que los ahorros se conviertan en utilidad?
Tradicionalmente las organizaciones han tomado decisiones dirigidas a:
- Aumentar la plantilla de personal o contratar servicios de consultoría: con la finalidad de incorporar a la empresa el conocimiento y experiencia necesaria para generar los ahorros, aunque eso no necesariamente garantiza que los mismos terminen impactando
ala utilidad de la organización. - Transformación tecnológica: lo cual puede ayudar a optimizar los procesos, sin embargo requiere invertir una alta cantidad de esfuerzo y dinero para lograrlo de forma adecuada. Además, la tecnología es un habilitador pero en sí no asegura el logro de los ahorros.
Una tercera opción que cada día se generaliza más es realizar un Outsourcing del Abastecimiento, que principalmente se lleva a cabo para materializar ahorros en las categorías de Gastos Indirectos.
De acuerdo al análisis del ERI, los servicios de outsourcing de abastecimiento están creciendo a más de 20% interanual. Hoy en día las empresas proveedoras de este tipo de servicios están manejando más de 140 billones de dólares para sus clientes, y han logrado ahorros entre el 5 y 8%, que le representan a sus clientes un retorno mínimo sobre la inversión de 5X que se paga en un período promedio de 12 meses.
Continuará…
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