jueves, 3 de marzo de 2011

Si el Presidente de su empresa le pregunta…(Tercera Parte)

2. Invitación a proveedores

El invitar a una base amplia de proveedores tiene ventajas que deben considerarse a la hora de organizar un proceso de licitación, debido a que se actualiza la información del mercado de proveedores, se valida las capacidades del o los proveedores actuales contra sus competidores y se confirma que el producto o servicio se está adquiriendo bajo las mejores condiciones del mercado.

Esto puede ser particularmente importante en aquellos productos y servicios que conforman el Gasto Indirecto de la empresa en los que es factible generar competencia entre los proveedores y lograr así las mejores condiciones del mercado. Se entiende que para ciertos procesos productivos crear alianzas estratégicas con proveedores es un elemento clave para garantizar el suministro confiable bajo especificaciones que el proveedor conoce y que incluso ha podido llegar a configurar un proceso de fabricación y logística adaptado totalmente a los requisitos de producción de su empresa. Sin embargo incluso en estos casos es importante mantener un conocimiento claro del mercado de proveedores alternativos y el potencial de cada uno de ellos para reducir el riesgo de disrupción de la producción o entrega del servicio.

3. Certificación de proveedores

Partiendo de una base amplia de proveedores, es importante asegurar cuáles de ellos están realmente en la capacidad de proveer el producto o servicio bajo las especificaciones requeridas y para ello se debe conducir un proceso de Certificación que cubra diversos aspectos a evaluar:

• Legales
• Financieros
• Comerciales
• Operativos o Técnicos

Para realizar esta certificación típicamente se solicita información a cada proveedor y se completan los formatos de evaluación que incluyen criterios de evaluación que permitirán determinar un puntaje para cada proveedor en cada aspecto. Usualmente cada criterio es ponderado, de modo que considere la importancia que cada uno tiene respecto a los otros.
  • Aspectos legales: el objetivo de esta evaluación es determinar que la empresa está legalmente constituida y ha cumplido con todas las obligaciones de Ley que se exigen.
  • Aspectos financieros: la evaluación financiera busca identificar cualquier riesgo financiero que pueda enfrentar la empresa. Generalmente esto se hace analizando una serie de indicadores financieros como: liquidez, ciclo de caja, productividad, apalancamiento financiero, eficiencia, entre otros.
  • Aspectos comerciales: en esta evaluación se incluyen aspectos relacionados con los clientes actuales del proveedor y su experiencia. Usualmente se solicitan referencias de los clientes y se conducen entrevistas con los mismos para validar la información que el proveedor entregó.
  • Aspectos Operativos y Técnicos: en el caso de los productos se refiere a la evaluación del producto como tal, sus características tangibles. El insumo principal para esto es validar el cumplimiento de las especificaciones del producto o servicio. En esta evaluación usualmente se solicitan muestras del producto para evaluar que cumple con la calidad exigida. En el caso de los servicios usualmente incluye la revisión de los procesos, tecnología, perfil del personal y de cualquier elemento que forme parte del servicio. Con frecuencia también se incluye como parte de la evaluación la visita a las instalaciones del proveedor en la que se revisan aspectos tangibles como: seguridad de las instalaciones, calidad del ambiente de trabajo, imagen, entre otros.

De la ponderación de estas cuatro evaluaciones (legal, financiera, comercial y técnica) se genera una calificación total por cada proveedor y posteriormente se decide cuáles de ellos se encuentran realmente en capacidad de proveer el producto o servicio bajo las especificaciones exigidas.

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